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E-Rechnung | XRechnung | ZUGFeRD - alle Infos
Katharina Theo Rösner
Die E-Rechnung ist in der öffentlichen Verwaltung bereits seit 2022 Pflicht. Nun kommt sie 2025 auch für Unternehmen im B2B-Bereich. Wir erklären dir, ob und wie du von der E-Rechnung betroffen bist.
E-Rechnungen oder elektronische Rechnungen sind Rechnungsdokumente mit rein semantischen, strukturierten Datensätzen im xml-Format. Im Gegensatz zu PDF-Dokumenten sind sie maschinenlesbar. In der Definition hat das Gesetz bisher nicht zwischen elektronischen und digitalen Formaten unterschieden. PDF-Dateien sind zwar digital, repräsentieren die Rechnung aber nur bildhaft und sind daher nicht elektronisch. Einen Überblick erhältst du in diesem Artikel. Das elektronische Format soll dir die Übermittlung von Rechnungen erleichtern, da keine Medienbrüche auftreten können. Außerdem soll die maschinelle Verarbeitung die Fehler vermeiden und für die Einheitlichkeit der Dokumente sorgen, was für dich als Aussteller:in und Empfänger:in von Vorteil ist, wie du auch in diesem Artikel liest.
Um die Einheitlichkeit zu gewährleisten, gibt es zum Beispiel einen deutschen Standard, die XRechnung. So einem Standard müssen Rechnungen im xml-Format entsprechen, um als elektronische Rechnungen gelten zu können. E-Rechnung ist also ein Überbegriff für die Umsetzung über verschiedene Programme. Das Dateiformat hat zudem den Vorteil, dass du es mit allen Programmen auslesen kannst, also zum Beispiel auch mit Excel.
Die Pflicht über elektronische Rechnungen gilt für B2B-Geschäfte mit verschiedenen Übergangsfristen. Auch als Selbstständige:r oder Kleinunternehmer:in mit Geschäftskund:innen musst du ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro benötigst du hingegen keine elektronische Rechnung. Außerdem sind Umsätze von der Pflicht ausgenommen, die umsatzsteuerbefreit sind. Dazu gehört die echte Befreiung von Umsätzen aus Ausfuhrlieferungen. Die unechte Steuerbefreiung schließt die Kleinunternehmer:innenregelung ein sowie Umsätze von Ärzt:innen. Hier entfällt die Umsatzsteuer, aber auch die Möglichkeit, die Vorsteuer vom Finanzamt zurückzubekommen.
Für die Ausstellung elektronischer Rechnungen gibt es hingegen Übergangsfristen:
Die Regelung über die E-Rechnung wurde im Rahmen des Wachstumschancengesetz geplant, das Bundestag und Bundesrat im März 2024 verabschiedet haben. Dieses soll den Wirtschaftsstandort Deutschland und die Unternehmen auch in Zukunft stärken. Auf dieser Seite erhältst du weitere Informationen.
Die Einführung der Pflicht für die E-Rechnung hat ihren Ursprung auch im Europarecht, nach dem ab 2028 eine Meldepflicht für Transaktionen bestehen soll. Dafür wird auch in Deutschland ein umfassendes Meldesystem eingerichtet, wofür die E-Rechnung den Weg ebnen soll. Die Digitalisierung im Dokumentenverkehr ermöglicht zudem die Einsparung von Papier und die elektronische Datenübermittlung soll vor allem Fehler reduzieren. Dafür gibt es auch schon die Datenformate XRechnung und ZUGFeRD.
ZUGFeRD und XRechnung sind verschiedene Datenformate und mögliche Unterarten von E-Rechnungen. Beide basieren auf der europäischen Norm EN 16931. ZUGFeRD steht für zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands. Der Standard, den Deutschland für die öffentliche Verwaltung eingeführt hat, ist die XRechnung. ZUGFeRD ist dabei ein hybrides Datenformat, das einen strukturierten xml-Datensatz in ein PDF-Dokument einbettet. Neben dem elektronisch verarbeitbaren Datensatz liegt also auch eine gut lesbare, bildhafte PDF-Datei vor. Um an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen zu können, müssen Betriebe schon seit 2020 verpflichtend ZUGFeRD als europäischen Standard nutzen.
ZUGFeRD ist also nicht etwa eine bestimmte Software, sondern nur ein Datenformat, also eine bestimmte Umsetzung der europäischen Vorgabe bezüglich elektronischer Rechnungen mit einer Strukturbeschreibung eines Datensatzes. Dieser muss auch den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes entsprechen. Zudem musst du E-Rechnungen laut GoBD in elektronischer Form zehn Jahre aufbewahren. Mehr über ZUGFeERD liest du in diesem Artikel.
Was in einer Rechnung drinstehen muss, regelt das Umsatzsteuerrecht. Das sind das Ausstellungsdatum, der Name und die Anschrift der Rechnungssteller:in und der Rechnungsempfänger:in sowie die Steuernummer und die Steueridentifikationsnummer. Für die Rechnung benötigst du außerdem eine fortlaufende Rechnungsnummer. Außerdem die Art und Umfang der gelieferten Gegenstände oder Leistungen schreibst du ebenfalls in die Rechnung sowie den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Das Entgelt schlüsselst du nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen auf. Im Voraus festgelegte Minderungen wie Rabatte oder Skonti für das Entgelt schreibst du auch in die Rechnung. Für das Entgelt gibst du auch den Steuerbetrag und die Steuerbefreiung sowie Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag an. Die Pflichtangaben für Rechnungen findest du in diesem Artikel.
Für eine E-Rechnung benötigst du außerdem die Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und die E-Mail-Adresse. Die Leitweg-ID ist die Käuferreferenz und ist notwendig, um E-Rechnungen adressieren und weiterleiten zu können. Das betrifft allerdings nur Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wie Behörden und Kommunen.
Der Aufwand liegt weniger bei dir als Unternehmer:in, sondern vielmehr bei den Softwarehersteller:innen, wie es dieser Artikel beschreibt. ERP-Softwarehersteller ermöglichen ihren Kund:innen die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. Bei der Umsetzung müssen sie darauf achten, den Standard wie ZUGFeRD oder XRechnung einzuhalten. Bis 2027 solltest du bei deinem Softwareanbieter nachfragen, ob du damit E-Rechnungen empfangen und versenden kannst. Dir steht frei, wie du E-Rechnungen übermittelst. Möglich ist das einfach per Mail.
Seit dem 01.01.2025 musst du als Unternehmen mit Privatkund:innen E-Rechnungen vor allem empfangen und bearbeiten können. Das ist wichtig, wenn dir zum Beispiel deine Lieferant:innen E-Rechnungen senden möchten. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt grundsätzlich für alle Unternehmen seit dem 01.01.2025 im deutschen Inland, ist allerdings nur für B2B-Geschäfte verpflichtend. Eine Übergangsfrist gibt es bis 31.12.2026, in der du auch noch Papierrechnungen und PDFs ausstellen kannst.
Die E-Rechnung soll dir die Verarbeitung erleichtern und Fehler reduzieren, da du nun nichts mehr manuell eingeben oder übertragen musst. Dadurch sparst du Zeit und Kosten. Die Übergangsfrist solltest du also nicht ausreizen, da ein effizientes Rechnungssystem wichtig und hilfreich ist. Die Übergangsfrist gilt des Weiteren bis zum 31.12.2027, wenn dein Jahresumsatz weniger als 800 000 Euro beträgt. Für dich als B2C- oder D2C-Unternehmer:in gilt, dass deine Kund:innen bis 2028 einverstanden sein müssen, um ihnen eine E-Rechnung senden zu können. Denn Privatkund:innen sind von der Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, ausgenommen.
Im Firmenprofil kannst du in den Einstellungen unter Rechnungen einstellen, welches Format deine Rechnungen haben sollen. Du hast hier die Auswahl zwischen PDF-Datei und eigenständige xml-Datei oder du erstellst eine PDF-Datei, in die die E-Rechnung eingebettet ist. Dieses hybride Format kann also gelesen und maschinell ausgelesen werden. Fpr Privatkund:innen, die keine E-Rechnung haben möchten, kannst du in den Kundeneinstellungen dann auf PDF-Datei ohne elektronisches Format umstellen.
Wir empfehlen beim Datenprofil die hybriden ZUGFeRD-Formate. "ZUGFeRD Extended" ist insbesondere für die umfassende Datenübermittlung geeignet, wie du in der FrachtPilot-Hilfe nachlesen kannst. Daher empfehlen wir generell das Extended-Format, wobei die Comfort-Variante auch geeignet ist. Der Standard EN 16931 wird auf jeden Fall erfüllt.
Die E-Rechnungist seit 2025 für B2B-Geschäfte mit einigen Ausnahmen und Übergangsfristen in Kraft. Da vor allem die ERP-Softwarehersteller:innen die Rechnungssysteme umstellen müssen, ändert sich für dich gar nicht so viel außer einer effizienten Rechnungsverarbeitung.
FrachtPilot setzt die E-Rechnung bereits um und wir arbeiten stets daran, den Service für Probleme mit den E-Rechnungen zu verbessern und die Funktionen auszubauen.
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