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GLN - diese Vorteile hat die Global Location Number
Katharina Theo Rösner
Die Global Location Number, oder GLN, wird wie die GTIN von GS1 vergeben. Die Identifikation eines Unternehmens über die GLN ist einfach, eindeutig und praktisch.
Die Global Location Number dient als Identifikationsnummer der genauen Bestimmung eines Standortes wie eines Unternehmens, Lagers oder einer Produktionsstätte. Das Besondere dabei ist die weltweite Identifikation, die zweifelsfrei und ohne Überschneidungen möglich ist. Vergeben wird die GLN von GS1.
Sie ist nicht mit der GTIN zu verwechseln. Diese steht für Global Trade Item Number und ist zwingend notwendig für Produkte oder Artikel im stationären Handel oder auf Marketplaces. Beide enthalten die GS1-Basisnummer, womit GTINs erstellt werden können. GS1 ist ein verifizierter Anbieter für die Global Location Numbers, der den Unikatstatus garantieren kann. Es ist zudem möglich, ein Zertifikat zu erwerben, um bei Geschäftspartner:innen nachweisen zu können, dass es sich um verifizierte GLNs handelt. GLNs können auch von anderen Anbietern erworben werden, werden unter Umständen aber nicht überall akzeptiert und sind nicht unbedingt einzigartig.
GLNs sind 13-stellig. Die ersten beiden Ziffern sind immer 40, wenn es sich um ein Unternehmen handelt, das in Deutschland ansässig ist. Die nächsten fünf Ziffern werden für das Unternehmen vergeben und die darauffolgenden fünf kann das Unternehmen für verschiedene Standorte oder Lager selbst vergeben. Die Prüfziffer am Ende ist technischer Natur und wird anhand einer Formel berechnet bzw. automatisch erstellt. Bei einer 7-stelligen Basisnummer ist der individuelle Nummernbereich 5-stellig. Diese Kombination macht 100.000 GLNs möglich, wie du bei Edicenter nachlesen kannst.
GLNs werden von Supermärkten verwendet, aber auch zum Beispiel im Gesundheitssektor von Krankenhäusern.
Die Angabe der GLN ist auf E-Rechnungen nicht verpflichtend. Allerdings bietet sie den Vorteil, dass die Identifizierung der Geschäftspartner:innen einfach und eindeutig funktioniert. Durch das elektronische Rechnungsformat wird sie zudem maschinell ausgelesen. Zudem kommt es auch auf den Rechnungsempfänger und dessen Anforderungen an E-Rechnungen an, da für beispielweise REWE die GlobalID ein erforderliches Element einer E-Rechnung darstellt.
Dort werden sie abgebildet als ram:GlobalID mit SchemeID="0088">1234567890123<. Die GlobalID gibt es für Lieferanten, Warenempfänger, Zahlungsempfänger, Verkäufer und Käufer.
Die GLN kann bei FrachtPilot in der Rechnungsadresse eines Kunden oder eines zentralen Rechnungsempfängers hinzugefügt werden. Sollen mehrere verwendet werden, können diese auch auf der Rechnungsvorlage eines einzelnen Kunden über Textbausteine hinzugefügt werden, sodass mehr als nur eine auf der Rechnung erscheinen.
Handelt es sich um eine GLN, die dir hausintern von einem Supermarkt zugeteilt wurde, ist sie auch für E-Rechnungen relevant und wird mit dem Schlüssel EINVOICE_SELLER_GLN benannt. Dieser Schlüssel überschreibt die GLN in den Firmeneinstellungen und sorgt dafür, dass sie in den E-Rechnungen für den jeweiligen Rechnungsempfänger steht.
Im Kundenprofil kann eine GLN festgelegt werden: Kundenstammdaten > Kunden > Profil > Kontakt. Diese wird auf Rechnungen über den Baustein MY_GLN übernommen.
Die GLN kann über den Baustein $GLN$ beispielsweise im Vorlagen-Textfeld von Rechnungen hinzugefügt werden: Kundenstammdaten > Kunden > Einstellungen > Vorlagen.
Hier kann auch der Baustein erstellt werden, um den Baustein im Textfeld der INVOICE_INFO hinzuzufügen. Die Rechnungsinformationen stehen auf der Vorlage in der Regel oben rechts. Dafür muss das Textfeld eventuell vergrößert werden.
GLNs können bei FrachtPilot auf verschiedene Weisen angelegt werden. Auf E-Rechnungen sind sie nicht verpflichtend, können aber eine Anforderung von Supermärkten sein. FrachtPilot bietet noch mehr Faktura-Funktionen. Suchst du noch eine passende ERP-Software für deine regionale Direktvermarktung von Lebensmitteln? Dann schau doch bei FrachtPilot vorbei, teste das ERP-System 30 Tage kostenlos oder lerne uns in einem kostenlosen Webinar kennen. Wir freuen uns auf dich!