Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine - das ändert sich 2025!

Lieferscheine dienen der Kontrolle und der Empfangsbestätigung. Die Aufbewahrungsfristen sind im Handelsgesetzbuch geregelt und in der Abgabenordnung. Sie haben sich allerdings durch das Bürokratieentlastungsgesetz 2025 geändert. Wir erklären dir, was du bei Lieferscheinen beachten musst.

‍In Kürze vorab:

• Lieferscheine auszustellen, ist nicht verpflichtend
• Lieferscheine ersetzen keine Rechnungen
• Lieferscheine enthalten keine Zahlungsinformationen, sondern listen die Warenpositionen auf
• Lieferscheine können als Buchungsbelege und als Handelsbriefe ausgestellt werden

Was ist ein Lieferschein?

Lieferscheine listen die gelieferten Waren auf. Der Hauptzweck eines Lieferscheins ist es also, den Empfänger:innen die Kontrolle zu erleichtern, ob die Lieferung der Bestellung entspricht. Gleichzeitig dienen sie den Aussteller:innen als Kontrollinstrument für die Warenbestände. Außerdem können sich die Lieferant:innen die Zustellung bestätigen lassen, indem die Empfänger:innen diese quittieren.

Was steht auf einem Lieferschein?

• Benennung als Lieferschein
• Name von Aussteller:in und Empfänger:in
• Adresse des sendenden Unternehmens
• Liefer- und Rechnungsanschrift
• Laufende Auftragsnummer
• Lieferpositionen
• Eigentumshinweis: Hinweis, dass die Ware bis zum Zeitpunkt der Bezahlung Eigentum des sendenden Unternehmens bleibt
• Hinweis, dass es sich nicht um eine Zahlungsaufforderung handelt, sondern der Schein nur für die Unterlagen bestimmt ist

Lieferscheine können außerdem ein freies Feld enthalten, wo die Empfänger:innen den Erhalt der Ware mit Ort, Datum und Unterschrift bestätigen können. In dem Fall ist eine Durchschrift zu empfehlen. Sie enthalten keine Preise, sodass sie die Rechnung auch nicht ersetzen können.

Lieferscheine können auch in dreifacher Ausführung ausgestellt werden, wovon eine als Liefernachweis dient, eine als Bestätigung beim Lieferanten bleibt und die dritte das empfangende Unternehmen erhält. Lieferscheine können auch Teil der Rechnung sein und enthalten dann den Wortlaut “Waren gemäß Lieferschein Nr.”. Dabei ist wichtig, zu beachten, dass der Lieferschein jederzeit abrufbar ist, und zwar innerhalb der Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren, die für Rechnungen gilt.

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Muss ich Lieferscheine ausstellen?

Für Unternehmen, die die Gewinnermittlung über die EÜR vornehmen, spielen Lieferscheine eine untergeordnete Rolle, weil dafür nur bereits beglichene Rechnungen relevant sind. Lieferscheine als Buchungsbelege werden dabei also nicht berücksichtigt und sind somit eher relevant für bilanzierende Unternehmen. Während die Rechnungsstellung verpflichtend ist, ist es Unternehmen freigestellt, Lieferscheine zu senden. Lieferscheine können dementsprechend keine Rechnungen ersetzen, wohl aber Rechnungen die Lieferscheine.

Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?

Aufbewahrungspflichtig sind alle, die zur Buchführung verpflichtet sind. Allerdings sind Lieferscheine, die lediglich den Warenversand bestätigen, nicht buchungsrelevant und daher gilt für diese als Handelsbriefe eine Aufbewahrungsfrist von nur 6 Jahren. Anders ist es bei Lieferscheinen, die gleichzeitig als Buchungsbeleg oder Rechnung fungieren. Diese müssen dann 8 Jahre aufbewahrt werden, was auch digital möglich ist. Ein Grund ist, dass Buchungsbelege für den Jahresabschluss relevant sind.

Buchungsbelege werden im Handelsgesetzbuch geregelt, da es sich um Belege zwischen Handelspartner:innen handelt. Das HGB §238 ff. schreibt die Aufbewahrung von 6 Jahren vor. Die 8 Jahre Aufbewahrungsfrist kommen aus dem Steuerrecht, wobei die Abgabenordnung §147 (AO) regelt, dass Geschäftsvorgänge gegenüber dem Finanzamt GoBD-konform aufgezeichnet werden müssen. Wird zusätzlich zum Lieferschein auch eine Rechnung ausgestellt, endet die Aufbewahrungspflicht im Sinne des Steuer- als auch des Handelsrechts. Die Aufbewahrung kann zur Dokumentation allerdings trotzdem sinnvoll sein. Im Zuge des Bürokratieentlastungsgesetzes, deren Neuerungen am 1. Januar 2025 in Kraft traten, wurde die Aufbewahrungsfrist von 10 auf 8 Jahre reduziert. ‍

Das Bürokratieentlastungsgesetz soll eigentlich mittelständische Unternehmen entlasten. Tatsächlich ist es eher eine Entlastung für kleine Unternehmen, die die Umsatzgrenzen für die doppelte Buchhaltung nicht überschreiten. Es gibt auch Unternehmensformen wie Personen- und Kapitalgesellschaften, die automatisch zur doppelten Buchführung verpflichten. Das Bürokratieentlastungsgesetz wurde 2025 geändert, was viele Dokumente betrifft, die auch für viele Bürger:innen relevant sind. Das umfasst zum Beispiel Arbeitsverträge und Zeugnisse sowie Steuerbescheide in digitaler Form.

Wie muss ich Lieferscheine aufbewahren?

Auch bei Lieferscheinen ist es erforderlich, die GoBD zu beachten. Das betrifft neben der Aufbewahrung die lückenlose Dokumentation, die unveränderbar und nachvollziehbar sein muss. Wichtig ist laut GoBD auch, dass die Belege im Falle einer Überprüfung auffindbar sein müssen und lesbar zur Verfügung gestellt werden. Lieferscheine können digital aufbewahrt werden, wobei ein Scan ausreicht. Digitale Lieferscheine per E-Mail erleichtern die digitale Aufbewahrung, ersetzen den Warenbegleitschein allerdings nicht. Bei der Aufbewahrung und Organisation können Dokumentenmanagement-Systeme eingesetzt werden, sogenannte DMS. Diese können hilfreich sein, weil Geschäftsprozesse somit automatisiert werden.

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Fazit

Lieferscheine sind nicht verpflichtend auszustellen, aber können als Extraservice hilfreich sein. Sie enthalten keine Rechnungsinformationen und werden als Warenbegleitschein 6 Jahre aufbewahrt oder 8 Jahre, wenn sie als Buchungsbelege fungieren. Mit FrachtPilot kannst du Lieferscheine automatisch erstellen. Wenn du noch auf der Suche nach einer passenden ERP-Software bist, schau doch hier mal bei uns vorbei, teste das ERP-System kostenlos oder lerne FrachtPilot in einem kostenlosen Webinar kennen. Wir freuen uns auf dich!