4 Pflichtangaben bei einer Sammelrechnung | Mustervorlage

In einer Sammelrechnung werden in einer einzigen Rechnung mehrere Kundenaufträge abgerechnet. Allgemein sollte eine Sammelrechnung genutzt werden, wenn der jeweilige Kunde dauerhaft Bestellungen aufgibt und diese dann in periodischen Abständen abzurechnen sind. Folglich sind Sammelrechnungen das Mittel der Wahl im Zusammenspiel mit Abo-Bestellungen.

In Kürze vorab:

• Sammelrechnungen lohnen sich für regelmäßige Bestellungen, die zusammengefasst werden
• Sie reduzieren Buchungsgebühren
• Die Pflichtangaben sind Preise und Umsatzsteuer, Lieferumfang und Abrechnungszeitraum zum Lieferdatum
• Mit FrachtPilot können auch Sammelrechnungen erstellt werden

Warum sollte eine Sammelrechnung erstellt werden?

Warum dem Kunden mehrere einzelne Rechnungen senden? Einfacher ist es, über eine Sammelrechnung die regelmäßigen Bestellungen bzw. Lieferungen in einer Rechnung zusammenzufassen. Die zwei entscheidenden Einsparvorteile einer Sammelrechnung: Zum einen sparst du durch die Erstellung einer Sammelrechnung Zeit in der Abwicklung. Zum anderen verursacht eine Sammelrechnung auch weniger Buchungen und somit Buchungsgebühren für das Bank- und Kundenkonto, als wenn jede einzelne Rechnung gebucht werden muss.

Ein Beispiel für eine Sammelrechnung

In einem Monat bestellt dein Kunde mehrfach die verschiedensten Produkte. Entsprechend werden in der zugehörigen Sammelrechnung alle bestellten und gelieferten Produkte zusammengefasst und dann dem Kunden berechnet.

Was muss eine Sammelrechnung beinhalten?

Die folgenden 4 Angaben müssen zumindest auf der Sammelrechnung enthalten sein:

• Die Summe der Entgelte
• Die Summe der Umsatzsteuer
• Der Abrechnungszeitraum
• Die Bestellmengen pro Produkt – denn hieraus ergeben sich die restlichen Pflichtangaben für die Rechnungen.

Tipp:

Damit eine Rechnung rechtskonform ist und vom Finanzamt akzeptiert wird, musst du bestimmte Pflichtangaben auf deiner Rechnung vermerken. Mehr dazu liest du in diesem Artikel. FrachtPilot stellt die natürlich kostenlos eine entsprechende Vorlage bereit, mit der du Zeit und Kosten sparst.

Muss das Leistungs- oder Lieferdatum auf der Sammelrechnung stehen?

Hier ist die Antwort „Ja“ – denn laut dem Umsatzsteuergesetz muss das Leistungs- oder Lieferdatum auf der Sammelrechnung – bzw. auf jeder Rechnung – stehen. Ansonsten riskiert der Kunden seinen Vorsteuerabzug - erfahre hier mehr dazu.

Liefer- oder Leistungsdatum: Was ist das?

Bei Waren: Lieferdatum

Bei der Lieferung von Waren gilt grundsätzlich der Zeitpunkt der Übergabe als Lieferdatum. Sollte also Waren über einen Dritten, zum Beispiel einen Versanddienst versendet werden, dann ist in diesem Fall das Versanddatum ausschlaggebend.

Bei Dienstleistungen: Leistungsdatum

Sofern man als Dienstleister tätig ist, ist es empfehlenswert, wenn ein Abnahmetermin mit dem Kunden vereinbart wird. Dieser Termin gilt dann gleichzeitig als Zeitpunkt der Leistungserbringung.

Das Leistungsdatum ist also für dich als Einzel- bzw. Lebensmittelhändler eigentlich nicht relevant. Zur Vollständigkeit und Abgrenzung hier dennoch aufgeführt.

Das Lieferdatum bzw. Leistungsdatum muss korrekt auf der Rechnung angegeben werden

Der Kunde muss den Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistung der Sammelrechnung immer klar entnehmen können. Selbst wenn das Lieferdatum dem Rechnungsdatum entspricht, doch in diesem Fall ist es in Ordnung, wenn ein Pauschalhinweis an der Stelle des Lieferdatums wie beispielsweise „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.

Es gilt allgemein, dass das Liefer- oder Leistungsdatum nicht Tag genau angegeben werden muss. Es reicht durchaus aus, wenn auf der Rechnung eine monatsgenaue Angabe gemacht wird, wie beispielsweise „Lieferungen im Oktober 2022“ und dann die entsprechenden Lieferscheine der Sammelrechnung beigelegt werden.

Doch aufgepasst! Manchmal ist es lohnenswert, das Datum mit Bedacht zu wählen. Denn je nachdem, in welches Zeitfenster die Lieferung fällt, kann für deine Direktvermarktung mit „Soll-Versteuerung“ die abzuführende Umsatzsteuer an das Finanzamt früher oder später fällig werden.

Zudem besteht bei einer Sammelrechnung auch die Möglichkeit, auf die Lieferscheine zu verweisen. Allerdings muss hier dann eine deutliche Bezeichnung genutzt werden. Beispielsweise ein Verweis auf die entsprechende Lieferschein-Nummer.

Zusammenfassend gibt es also 4 Möglichkeiten, das Lieferdatum auf der Sammelrechnung anzugeben:

• Angabe eines Lieferscheins oder eines Leistungsdatums
• Ein Pauschalhinweis: Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum
• Verweis auf den Lieferschein, der das Datum der Lieferung enthält
• Verweis auf das Lieferscheindatum des Lieferscheins, der das Lieferdatum nicht enthält: Das Lieferscheindatum entspricht dem Lieferdatum.

Ob Leistungsdatum oder Lieferdatum geschrieben wird, das ist rechtlich gesehen nicht wichtig, doch zumeist bezieht sich das Lieferdatum auf die tatsächliche Lieferung der Waren.

Fazit:

Wie du in dem vorliegenden Beitrag gesehen hast, sind Sammelrechnung eine echte Zeit- und Kostenersparnis. Natürlich unterstützt FrachtPilot sowohl Einzelrechnungen als auch Sammelrechnungen.  Und sogar die neue Anforderungen E-Rechnung / ZUGFerD.

Und das Beste: Du kannst bei jedem Kunden das gewünschte Abrechnungsintervall hinterlegen. Bspw. jede Woche, alle 2 Wochen, alle 4 Wochen oder unregelmäßig. Automatisch werden dann alle Bestellungen von FrachtPilot zu der entsprechenden Sammelrechnung zusammengefasst. Natürlich unter Berücksichtigung der oben genannten notwendigen Angaben. Einfacher geht es nicht! 

Zusammengefasst: Mit FrachtPilot erhältst du DIE ultimative ERP-Software. So setzt du Sammelrechnungen kinderleicht und umgehend in die Praxis um. Uuuuund: FrachtPilot gibt es zu einem unschlagbaren Preis. FrachtPilot monatlich mieten. Jederzeit kündigen. 

Also, worauf wartest du noch? Einfach mit FrachtPilot durchstarten - wir freuen uns auf dich!