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Break-Even-Point - so erreichst du ihn schneller mit FrachtPilot
Katharina Rösner
Es liegt auf der Hand, dass Unternehmen möglichst schnell Gewinne erzielen möchten. In der Gründungsphase ist der Zeitpunkt auch aus der Sicht der Investor:innen interessant. Den Break-Even-Point, also der Zeitpunkt, bei dem der Kostenaufwand genauso hoch ist wie der Erlös, kann man für einzelne Produkte berechnen oder auch für das gesamte Unternehmen. Anhand einer Beispielrechnung zeigen wir dir, wie du für deinen Lieferdienst die Gewinnschwelle schneller erreichen kannst, und zwar mithilfe von FrachtPilot.
Der Break-Even-Point beschreibt den Zeitpunkt, ab dem der Gewinn eines Unternehmens bzw. Startups gleich hoch ist wie der Kostenaufwand. Dazu zieht man die Kosten vom Umsatz ab, um den Gewinn herauszubekommen, der dann bei 0 liegt. Dann erreicht der Umsatz die Gewinngrenze. Ein Analysebeispiel findest du bei Preplounge. Man unterscheidet außerdem zwischen dem kalkulatorischen Break Even, also dem Zeitpunkt, zu dem man laut GuV gewinnbringend wirtschaftet, und dem liquiditätsbezogenen Break Even, bei dem der Monat zählt, ab dem die Geldzuflüsse zum ersten Mal höher sind als die Geldabgänge. Dies ist eine relevante Information eines Businessplans für insbesondere Investor:innen oder Kreditinstitute, da du bis zu diesem Zeitpunkt auf Investitionen angewiesen bist, weil du dich nicht in der Gewinnzone befindest, sondern in der Minus- oder Verlustzone. Du solltest im Vorfeld also recht genau sagen können, wie viel du wovon verkaufen musst, um den Break-Even-Point zu erreichen.
Den Break-Even-Point kann man für das Tagesgeschäft berechnen oder für längere Perioden. Genauso kann die erforderliche Absatzmenge pro Produkt berechnet werden, um “break even zu gehen”. Die Berechnung des BEP auf Tagesbasis ist sehr vereinfacht, da die Verkaufsmenge variieren kann. Ein typisches Beispiel dafür ist Speiseeis, das Verkaufsspitzen im Sommer bei gutem Wetter hat. Daher wird die Gewinnschwelle eher auf Monats- oder Jahresbasis betrachtet.
Außerdem lässt sich der Gewinn nur bis zu einem bestimmten Punkt steigern mit den Ressourcen, die man zur Verfügung hat. Will man ihn effektiv steigern, muss zum Beispiel die Produktionsmenge erhöht oder die Verkaufsfläche vergrößert werden. Durch solche Investitionen und mehr Mitarbeiter:innen steigen auch die Fixkosten, was auch als sprungfixe Kosten bezeichnet wird, die nur mit der doppelten Verkaufsmenge gedeckt werden. Startups erreichen die Gewinnzone durch die Umsatzsteigerung oft erst im zweiten Gründungsjahr. Jeder Verkauf über den Deckungsbeitrag hinaus führt zum Umsatz. Um diesen zu steigern, kann überlegt werden, wo man Kosten sparen oder ob man den Preis erhöhen kann.
Der BEP ist auch relevant in der Liquiditätsplanung. Häufig lassen sich Fixkosten auch nicht auf ein bestimmtes Produkt übertragen, weshalb eine Mindestverkaufsmenge zu bestimmen, auch nicht so einfach ist. Wann der Break Even erreicht wird, hängt auch von der Marktgröße und dem Marktanteil ab sowie von der Auslastung. Der BEP wird im Businessplan ganz vorne genannt, weil er für Investor:innen und Kreditinstitute absolut relevant ist. Berechnet wird er erst in der Gewinn- und Verlustrechnung. Der BEP ist nur ein Etappenziel für ein Unternehmen.
Wie viele Einheiten musst du verkaufen, um die jährlichen Fixkosten von zum Beispiel 1 Millionen Euro decken zu können? Da der Verkaufspreis zwar die Selbstkosten decken sollte, aber auch wettbewerbsfähig sein muss, kann er nicht unendlich hoch sein. Mehr über Selbstkosten liest du in unserem Glossar. Das Ziel ist, die Verkaufsmenge zu erhöhen. Wie viel möglich ist und wie wahrscheinlich das ist, muss aus der Preiskalkulation im Businessplan hervorgehen, da das sehr relevant ist für Investor:innen und Kreidtor:innen und deine eigene Kalkulation für dein Business. In unserem Blog liest du mehr zur Preiskalkulation und wie du einen Businessplan schreibst.
Für die Produktion fallen Gesamtkosten an, bestehend aus fixen und variablen Kosten. Fixe Kosten sind zum Beispiel Lohnkosten oder Miete. Variable Kosten entstehen beim Einkauf von Zutaten oder Treibstoff, die aufgrund ihres eigenen Verkaufspreises variieren können. Der Verkaufspreis, den man selbst festlegt, muss einerseits die Kosten decken, aber andererseits auch wettbewerbsfähig sein.
Konkret bedeutet das, dass du einen positiven Deckungsbeitrag pro Einheit hast, indem die variablen Kosten niedriger sind als der Verkaufspreis. Berechnet wird der Gewinn pro Produkt, indem du die variablen Kosten pro Produkt, bestehend aus zum Beispiel Transportkosten oder Rohstoffen, von dem Verkaufspreis pro Produkt abziehst.
Fixkosten sind insofern fix, dass sie laufende Ausgaben darstellen, die man nur über einen längeren Zeitraum erhöhen oder reduzieren kann. Dazu gehören zum Beispiel Ausgaben für Mitarbeiter:innen und Software oder das Hosting einer Website. Bei Für Gründer findest du die Definition von Fixkosten.
Variable Kosten hingegen können schwanken, wenn zum Beispiel Einkaufspreise von Zutaten oder Treibstoff mal höher, mal niedriger sind. Dies muss in die Preiskalkulation einbezogen werden. Eine Folge kann sein, dass man mehr verkaufen muss, um die Gewinnschwelle zu erreichen. Die Berechnung findest du bei Lexware, mehr über variable Kosten liest du auf der Für-Gründer-Seite.
Der Erlös ergibt sich aus dem Preis * Menge x.
Die Kosten ergeben sich aus den Fixkosten und den variablen Kosten pro Stück, also: Fixkosten + variable Kosten * Verkaufspreis.
Umgestellt nach der unbekannten Verkaufsmenge ergibt sich die Formel: Menge x = Fixkosten / (Verkaufspreis - variable Kosten).
Außer dem BEP kann man auch den ROI berechnen. Der Return on Investment ist eine Kennzahl, die Gewinn und Investition ins Verhältnis setzt. Sie zeigt dementsprechend, wie effizient das Kapital eingesetzt wird, um Gewinne zu erzielen. Es handelt sich um eine Kennzahl des Finanz- und Unternehmensmanagements. Der Unterschied ist also, wie rentabel eine Investition ist und ob sie sich lohnt, während der BEP nur angibt, ab welchem Zeitpunkt ein Unternehmen von den Verkäufen überleben kann. Berechnet wird er, indem man die Kosten (Investitionen) vom Nutzen (Gewinne) abzieht, durch die Kosten (Investitionen) teilt und dann mit 100 multipliziert. Der Prozentsatz drückt die Rentabilität einer Investition aus. Die Berechnung zeigt also, wie sehr sich für einen Brötchenlieferdienst die Investition in ein ERP-System lohnt. Je höher der Prozentsatz desto besser.
Der Anwendungsfall von FrachtPilot besteht klassischerweise bei Brötchenlieferdiensten, die für die Organisation ihrer Betriebsprozesse eine ERP-Software verwenden. Im Glossar und Blog von FrachtPilot haben wir übrigens kurz beschrieben, was ERP-Software ist. Diese ist speziell für Lieferdienste und Betriebe der regionalen Direktvermarktung entwickelt worden und hat somit am Markt einen Use-Case. Kund:innen von FrachtPilot können nämlich mithilfe der ERP-Software die Büroarbeit so effizient gestalten, dass sie Zeit und Geld sparen und zudem den Break-Even-Point schneller erreichen können.
Bei der Gründung kommen fixe Kosten wie für die Software sowie das Lager und die Ausstattung zwischen 2.000 und 10.000 € auf dich zu. Außerdem für Transporter und andere Transportfahrzeuge zwischen 15.000 und 40.000 € - je nach Betriebsgröße. Die Investitionen müssen wieder reingeholt werden, man will also möglichst schnell die Gewinnschwelle erreichen. Effizienz beim Ausliefern, der Büroarbeit und der Lagerhaltung kann durch eine passende ERP-Software erreicht werden.
Die Proversion von FrachtPilot kostet im ersten Jahr 3.000 €. Zentral ist der Zeit- und Personal(-kosten)aufwand, den man durch das ERP-System einspart:
Rechnet man das auf ein Jahr hoch, kommt man auf 300 Stunden pro Jahr. Dies multipliziert mit den Personalkosten von 25 € pro Stunde ergibt sich eine Ersparnis von 7.500€ in einem Jahr.
Reklamationen machen 1 % am Jahresumsatz von 300.000 € aus, sodass sich durch die Software auch hier etwa 3.000 Euro sparen lassen. Geht man zusätzlich von einer Umsatzsteigerung von 2 % aus durch eine verbesserte Kundenzufriedenheit, kann man mit einer Steigerung von 6.000 € rechnen.
Außerdem sorgen Fahrzeugverschleiß und Spritkosten für Kosten von circa 10.000 € pro Jahr, die um 10 % reduziert werden können, da die Tourenplanung durch die ERP-Software optimiert ist, sodass man auf weniger gefahrene Kilometer kommt und durch die Fahrzeugauslastung auch Spritkosten spart. Insgesamt also etwa 1.000 Euro weniger.
Der Gesamtnutzen pro Jahr beträgt also 17.500 €.
Der Nutzen von 17.500€ - den Investitionskosten von 3.000 € ergibt einen Vorteil von 14.500 € und einen ROI von 483 %. Der Break-Even-Point wird nach 2 Monaten erreicht.
Der Use-Case hat gezeigt, dass du mit FrachtPilot die Gewinnschwelle schnell erreichst, was speziell an der Tourenplanung liegt. Der Break-Even-Point ist außerdem eine wichtige Kennzahl für deinen Betrieb und auch für involvierte Kreditinstitute. Suchst du also noch ein passendes ERP-System für deine regionale Direktvermarktung, ist der FrachtPilot genau das Richtige für dich. Mit einzigartigen Funktionen wie der Verkaufsständeverwaltung ist FrachtPilot ein echter Allrounder. Du kannst die Software direkt kostenlos testen oder uns in einem kostenlosen Webinar kennenlernen. Wir freuen uns auf dich!