Filteroptionen in FrachtPilot für den optimalen Überblick über deine Daten

In FrachtPilot kannst du Filter verwenden, um zum Beispiel Daten auszuwerten oder um offene Rechnungen zu finden. Wir geben dir einen Überblick, was dir Kunden-, Produkt- und andere Filter bei der täglichen Arbeit mit FrachtPilot bringen.

Das Wichtigste in Kürze:

• Kundenfilter müssen zuerst konfiguriert werden
• Filter zeigen dir relevante Daten auf einen Blick
• Sie erleichtern die Auswertung nach Kunden- und Produktumsatz
• Sie sollten sinnvoll angelegt und benannt werden

Praxisbeispiele für Filter:

• Offene Aufträge nach Lieferdatum filtern  

• Rechnungen nach Status (offen/bezahlt) sortieren

• Touren nach Fahrer anzeigen  

• Problemfälle wie Verzögerungen schnell identifizieren

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Wie filtere ich Rechnungen oder Bestellungen?

• ‍Offene Bestellungen identifizieren:

Bevor Bestellungen gesammelt abgerechnet werden können, müssen sie abgeschlossen werden. Dazu filterst du die offenen zuerst heraus.  Dies ist die gängige Praxis bei regelmäßigen Kund:innen. Die Filter, die dabei genutzt werden, sind der Status und das Lieferdatum.  

• ‍Offene Rechnungen finden:

Um auf einen Blick zu sehen, welche Rechnungen beglichen, teilweise beglichen oder erteilt sind, oder ob eine Rückzahlung aussteht, kannst du zusätzlich nach regulärer Rechnung oder Stornorechnung filtern.

Beachte: Filter sind einmalig und müssen aktualisiert werden - also zum Beispiel die einzelnen Tage oder Lieferzeiträume.

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Was bringen mir Kundenfilter?

Kundenfilter können für verschiedene Anwendungsfälle genutzt werden.

• Nur Geschäfts- oder Privatkund:innen berücksichtigen: Du kannst nach einer bestimmten Kundengruppe suchen oder sie von der Suche ausschließen.

• Bestellerinnerungen herausschicken: Filtere heraus, welche Kund:innen in einem bestimmten Zeitraum noch nicht beliefert werden, um ihnen eine Bestellerinnerung zu senden.

• Newsletter senden: Oder filtere die Kund:innen heraus, die ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr beliefert worden sind, um ihnen Massen-E-Mails wie einen Newsletter zuzuschicken.

• Kundenumsatz auswerten: Mit Kundenfiltern erhältst du einen Überblick über den Umsatz je nach Kunde.

• Stapelbestellungen: Welche Kund:innen oder Verkaufsstände sollen für Stapelbestellungen berücksichtigt werden?

Welche Filtermöglichkeiten gibt es?

• Kundentyp: entweder Geschäfts- oder Privatkunde

• Kundengruppe: bedeutet zum Beispiel Privathaushalt, Gastronomie oder Supermarkt

• Kunde: immer ein bestimmter Kunde mit Namen

• Rahmentour: Die Kund:innen werden ausgewählt, die Teil der ausgewählten Rahmentour sind.  

• Tour: Kund:innen, die Teil einer bestimmten Tour sind.  

• Filter nach Produkt oder Produktgruppe: Kund:innen, die zum Beispiel schon mal bestellt haben.  

• Außerdem können der Webshopzugang, Dauerbestellungen oder Kunden ohne Bestellungen berücksichtigt werden – oder eben auch nicht, je nach dem, wonach man filtern möchte.

Wie lege ich Kundenfilter in FrachtPilot an?

Kundenfilter müssen in den Einstellungen zuerst konfiguriert werden, um sie auch anwenden zu können. Das machst du in der Verwaltungsübersicht unter dem Reiter Sonstiges > Kundenfilter.

Kann ich Kundenfilter kombinieren?

Willst du Kunden ohne Bestellung in einem bestimmten Lieferzeitraum auswählen, gibst du die von-bis-Daten an sowie die Option, Kunden ohne Bestellung herauszufiltern. Willst du nun wissen, auf welche regulären Kund:innen das zutrifft, legst du zusätzlich einen weiteren Kundenfilter an mit der Auswahl ‘regulär’ bei der Kundengruppe. Diesen kannst du mit der Filteroperation mit dem Basisfilter kombinieren. Wenn beide Filter zutreffen sollen, muss die Filteroperation Schnittmenge lauten.

Was sind die Filteroperationen?

Die Filteroperationen sind Schnittmenge, Komplement, Übereinstimmung, Vereinigung und Differenz. Durch diese Operationen können Filter miteinander kombiniert werden. Mehr Informationen findest du in unserer Hilfe.

• Übereinstimmung bedeutet, dass alle Kund:innen ausgewählt werden, auf die die Eigenschaft zutrifft.  

• Bei Komplement werden die ausgewählt, auf die die Eigenschaften nicht zutreffen.  

• Die Schnittmenge meint die Kund:innen, auf die der offene Filter und der ausgewählte Basisfilter zutreffen.  

• Bei der Vereinigung der Filter werden alle ausgewählt, die von dem einen, dem anderen oder beiden Filtern gefunden werden.  

• Bei der Differenz werden die Kund:innen abgezogen, die vom Basisfilter und auch vom aktuellen Filter gefunden werden.

Welche Filter helfen mir im Webshop?  

Für deinen Onlineshop sind Suchfilter essenziell, weil sie für deine Kund:innen superpraktisch für eine konkrete Produktsuche sind. Sie werden basierend auf deinen Produkten automatisch erstellt. Du kannst aber auch zusätzliche Webshopkategorien in den Produktstammdaten anlegen. Mögliche Filter sind die Marke (Hersteller/Erzeuger), Sorte, die Gebindeart und die Gebindegröße.

Wie lege ich Produktfilter an?

In der Verwaltungsübersicht findest du unter dem Reiter Sonstiges die Option Produktfilter, die dort mit dem Button neuen Produktfilter anlegen angelegt werden können. Dazu musst du die Bezeichnung des Filters eingeben und ihm anschließend Produkte zuweisen.

Das kann beispielsweise Milch sein mit Produkten wie Vollmilch, laktosefreier Milch und Kakao oder verschiedenen Gebinden.  

Nutze Produktfilter für die Auswertung

In der Auswertung kann nach Kundengruppe, Produktgruppe, der Marke, dem Versanddatum und dem Produkttyp gefiltert werden. Produktfilter geben Aufschluss über den Produktumsatz.  

Die Daten werden vorher gruppiert. Dies kann hilfreich sein, wenn du zum Beispiel wissen willst, welche Produktgruppe von einem Kunden oder einem Geschäfts- oder Privatkunden am meisten oder wenigsten bestellt wurde. Dazu definierst du auch den für die Auswertung zu berücksichtigenden Zeitraum, was Tage, Kalenderwochen, Monate oder auch das ganze Jahr sein kann.

Im Reiter Absatz kannst du auch einsehen, wie viel Leergut du zurückgenommen hast. Dies ist relevant, da du Kisten oder andere Pfandgebinde wiederverwendest und erneut auslieferst. Wenn du mehr abgibst als du zurückbekommst, benötigst du mehr Behälter, die dann eventuell übrig sind, wenn du dann einige Pfandbehälter doch wieder zurückbekommst. Du kannst dann deine Kund:innen an die Leergutrückgabe per Mail erinnern.

Produktfilter sind außerdem notwendig, um die Stapelbestellung nutzen zu können: Du stellst ein, welche Produkte auszuliefern sind. Stapelbestellungen sehen in FrachtPilot so aus, dass die Kund:innen in den Zeilen stehen und in der Spalte ein Produkt oder auch mehrere, von dem verschiedene Kund:innen viele auf einmal an einem Liefertag bestellen.

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Was sind die Vorteile von Filteroptionen?

• Bessere Kundenkommunikation

• Bessere Einsicht in Daten

• In FrachtPilot kannst du Filter kombinieren

• Daten werden automatisch ausgewertet/gefiltert - keine aufwendige, fehleranfällige Handarbeit  

• Schneller Zugriff auf relevante Daten

Tipps & Best Practices:

• Häufig genutzte Filter speichern  

• Klare Benennung von Filtern

• Regelmäßige Überprüfung der Filter

• Schulung von Mitarbeiter:innen im Umgang mit Filtern

• Filter sinnvoll anlegen: welche Informationen möchte ich aus den Daten ziehen?

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Fazit

FrachtPilot bietet dir viele Möglichkeiten, Daten zu filtern für beispielsweise eine optimale Auswertung. Die Filter müssen vorher konfiguriert werden, um sie auch kombinieren zu können.  Einmal richtig angelegt, sparen dir Filter eine Menge Zeit - wie auch andere Funktionen von FrachtPilot. Falls du noch auf der Suche nach einer geeigneten ERP-Software bist, schau doch bei FrachtPilot vorbei, buche ein kostenloses Webinar, um uns und das ERP-System kennenzulernen, oder teste FrachtPilot direkt kostenlos. Wir freuen uns auf dich!