Gutschrift - was muss ich bei der Ausstellung beachten?

Abrechnungsgutschriften sind eine spezielle Variante einer Rechnung, für die es laut Umsatzsteuergesetz feststehende Anforderungen gibt. Was du beachten musst, wenn du Gutschriften ausstellen willst, erfährst du hier.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Gutschrift, auch Abrechnungsgutschrift genannt, gehört zur Faktura und ist eine bestimmte Art der Rechnung
• Sie ist im Umsatzsteuergesetz geregelt
• Die Pflichtangaben sind mit denjenigen einer Rechnung identisch
• Die Buchung eines Guthabens ist umgangssprachlich eine Bankgutschrift
• Stornorechnungen oder Rechnungskorrekturen sind kaufmännische Gutschriften
• Bei FrachtPilot erstellst du sie als Rechnungsdokument mit negativem Betrag

Was ist eine Gutschrift?

Gutschriften, auch Abrechnungsgutschriften genannt, sind im Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 2 UStG geregelt. Sie werden auch als umgekehrte Rechnungen bezeichnet, die die Leistungsempfänger:innen ausstellen, um die erbrachte Leistung abzurechnen. Im klassischen Fall erstellt das leistungserbringende Unternehmen auch die Rechnung. Gutschriften sind Teil der Faktura und nicht mit Stornorechnungen oder Korrekturrechnungen zu verwechseln. Das Umsatzsteuergesetz definiert sie als umgekehrte Rechnungen. Sie müssen GoBD-konform 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Der Betrag ist immer positiv.

Wann stelle ich eine Gutschrift aus?

Im künstlerischen Handwerk oder bei Freiberufler:innen ist es üblich, dass sie als Auftragsnehmer:innen eine Leistung erbringen. Statt eine Rechnung zu schreiben, erstellt der Leistungsempfänger dann eine Gutschrift. Die Verbindlichkeit entsteht dementsprechend bei dem Unternehmen, das die Leistung empfängt.

Diese Art der Abrechnung muss aber vorher abgesprochen sein. Das Gutschriftverfahren hat den Vorteil, dass die leistungserbringende Person das Geld schneller erhält. Denn sie muss nicht extra eine Rechnung schreiben. Umgekehrt muss das leistungsempfangende Unternehmen die Rechnung nicht prüfen und hat somit auch weniger Aufwand.

Was muss ich bezüglich der Umsatzsteuer beachten?

Die Auftragnehmer:innen prüfen die Gutschrift lediglich auf Richtigkeit, ob zum Beispiel der Umsatzsteuersatz stimmt. Für Kleinunternehmer:innen wird nämlich zum Beispiel die Umsatzsteuer nicht berechnet. Ist die Gutschrift nicht korrekt, widerspricht der/die Empfänger:in ihr, sodass sie ihre Gültigkeit verliert.

Relevant ist das, weil beim Finanzamt Schulden entstehen können, wenn die Umsatzsteuer nicht richtig ausgewiesen ist.  

Die Umsatzsteuer wird vom ausstellenden Unternehmen bei der Umsatzsteuervoranmeldung als Vorsteuer angegeben, wodurch sich die Zahllast verringert.

Welche Pflichtangaben gibt es für Gutschriften?

Die Pflichtangaben sind die gleichen wie bei einer Rechnung, da die Abrechnungsgutschrift eine spezielle Form der Rechnung darstellt.  

• Bezeichnung als Gutschrift - Voraussetzung für den Vorsteuerabzug!

• Name und Anschrift der leistungsempfangenden Person sowie der leistungserbringenden Person

• Steuernummer und Umsatzsteueridentifikationsnummer

• Datum und fortlaufende Nummer

• Art, Bezeichnung und Menge oder Umfang der Leistung

• Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung oder Lieferung

• Bruttobetrag

• Steuersätze

• Nettobetrag bzw. Zahlungsbetrag

• Zahlungsfrist

Was ist der Unterschied zwischen Abrechnungsgutschriften und Bankgutschriften?

Als Gutschrift gelten nur Abrechnungsgutschriften.

Die Bezeichnung kaufmännischer und Bankgutschriften als Gutschriften ist umgangssprachlich, da es genaue rechtliche Vorgaben dafür gibt.

Kaufmännische Gutschriften sind Stornorechnungen oder Rechnungskorrekturen, die erstellt werden, wenn sich der Zahlbetrag aufgrund von Mängeln geändert hat, die Ware zurückgegeben wird oder wenn zu viel Ware ausgegeben wurde.  

Wurde zu viel Geld überwiesen, handelt es sich um eine Bankgutschrift. Sie umfasst alle Buchungsbeträge, die als Haben auf ein Konto eingehen.

Bankgutschriften sind immer mit negativen Rechnungsbeträgen verbunden, was dem erforderlichen Merkmal von Gutschriften widerspricht, einen positiven Betrag zu haben.

Gebucht werden sie auf der Seite des Leistungsempfängers als Rechnung. Auf der Seite der leistungserbringenden Person werden Gutschriften als Umsatz oder Erlös gebucht. Weitere Informationen erhältst du bei Lexware.

Wie erstelle ich Gutschriften in FrachtPilot?

Daher gibt es die Bezeichnung Gutschrift in deinem FrachtPilot-Cockpit auch nicht. Stattdessen versendest du eine Rechnung mit einem negativen Betrag. Wenn diese erstellt wird, erhält sie direkt den Status ‘Rückzahlung ausstehend’'. Der Vorgang funktioniert so:

1. Erhält der Kunde normalerweise eine Sammelrechnung, stellst du die Bestellung auf Selbstabholung und schließt sie ab, sodass sie in der nächsten Sammelrechnung verrechnet wird.
2. Ist noch keine Bestellung vorhanden, die du bearbeiten könntest, legst du eine neue an.
3. Bei Einzelrechnungen erstellst du eine Rechnung mit einem Minusbetrag oder mit einer negativen Menge.
4. Durch den negativen Betrag der Rechnung wird diese automatisch in den Status 'Rückzahlung ausstehend' gesetzt.
5. Dann ist das Guthaben noch an die Rechnung geknüpft und noch nicht als Guthaben im Kundenkonto verfügbar.
6. Der Betrag wird dann entweder direkt ausgezahlt oder als Guthaben eingebucht und mit den offenen Rechnungen verrechnet. Wie du verfährst, entscheidest du selbst.
7. Sind offene Rechnungen vorhanden, ist womöglich ein Restbetrag als Guthaben vorhanden. Sind keine Rechnungen offen, wird das Guthaben als gesamtes eingebucht.

Mehr dazu kannst du in der FrachtPilot-Hilfe nachlesen.

Guthaben kannst du unter Rechnungen in der Verwaltungsübersicht einbuchen, indem du bei Rechnungen mit dem Status 'Rückzahlung ausstehend' die Option 'offenen Betrag verrechnen' auswählst und einen negativen Betrag eingibst.

In den Vorlagen des Firmenprofils oder den Kundeneinstellungen kannst du für Rechnungsdokumente mit dem INVOICE-Schlüssel Textbausteine hinzufügen, um Gutschriften richtig zu konfigurieren. Dazu gehören etwa $PAID$ für das Guthaben, das auf der Rechnung als angerechnet ausgewiesen wird. Außerdem $BALANCE$ für den Restbetrag nach der Anrechnung des Guthabens sowie $CREDIT$ für die Angabe des verbleibenden Guthabens. Mehr dazu liest du in unserer Hilfe:

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Fazit

Da Gutschriften die gleichen rechtlichen Anforderungen haben wie Rechnungen, gibt es sie bei FrachtPilot in den Vorlagen nicht bzw. gehören sie zu den Rechnungsdokumenten. Statt der Bezeichnung Gutschrift wird eine Rechnung mit negativem Betrag ausgestellt. Das einzubuchende Guthaben stellt vielmehr eine Bankgutschrift dar. Stornorechnungen als kaufmännische Rechnungen können auch erstellt werden. Allerdings dienen diese eher der vollständigen und nachvollziehbaren Dokumentation in der Buchhaltung bei fehlerhaften Rechnungen. Rückerstattungen sind nicht das gleiche wie Rückerstattungen.

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