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Rücklastschrift - wann und wie sie gebucht wird
Katharina Theo Rösner
Rücklastschriften sind Rückbuchungen einer SEPA-Lastschrift und entstehen, wenn ein SEPA-Lastschriftverfahren nicht durchgeführt werden kann.
Mögliche Gründe sind eine nicht ausreichende Kontodeckung oder eine falsche Kontonummer. Zum Beispiel, wenn ein Zahlendreher in der IBAN ist oder das Konto nicht mehr existiert.
Im Kontoauszug werden Rücklastschriften als Auszahlung angezeigt. Das Konto wird belastet und anschließend wird das Geld in Form einer Rücklastschrift wieder auf das Konto der Kund:in zurück gebucht. Dabei fallen bis zu 5 € Gebühren an. Diese sind allerdings von der Umsatzsteuer befreit. Die Gebühren musst du nur zahlen, wenn der Grund für die Rückbuchung ist, dass dein Konto nicht ausreichend gedeckt ist. Mehr dazu liest du bei Finanzwesen.
Um Rücklastschriften zu vermeiden, solltest du daher das Datum des Bankeinzugs im Blick haben, damit für eine ausreichende Deckung gesorgt ist. Wenn ein Geldbetrag nicht eingezogen werden kann, musst du den Betrag nicht selbst überweisen, da der Gläubiger normalerweise bis zu dreimal versucht, die Lastschrift auszulösen. Dies kannst du bei Anwalt.de nachlesen.
Die SEPA-Lastschrift ist eine der häufigsten Zahlungsmethoden, weil sie super einfach und unkompliziert ist. Der Gläubiger zieht dabei einen bestimmten Geldbetrag zu einem bestimmten Zeitpunkt von deinem Konto als Schuldner ein. Bei einem Fehlschlag oder einem Widerspruch liegt dann eine Rücklastschrift vor.
Geschäftskund:innen können einer Lastschrift nicht widersprechen. Im Falle einer Rücklastschrift werden die Gebühren in Rechnung gestellt. Eine Zahlungserinnerung ist nicht verpflichtend, weil sie automatisch im Zahlungsverzug sind, wenn sie das Zahlungsziel nicht einhalten. Ihnen kann je nach Höhe des Betrags auch Mahngebühren in Rechnung gestellt werden.
Bei Rücklastschriften entstehen für dich Gebühren, die du der/dem Kund:in in Rechnung stellen kannst. Dazu ist es sinnvoll, eine eigenes Aufwandskonto anzulegen. Die Entscheidung, wie die Konten verwaltet werden, liegt aber bei dir und deinem Steuerbüro.
Ein Aufwandskonto wird unter Kontenverwaltung in den Firmendaten angelegt. Dazu klickt man auf Aktionen > Neues Aufwandskonto anlegen.
Auf dem Kontoauszug oder in der CAMT-Datei erscheinen Rücklastschriften als Auszahlungen.
In deinem FrachtPilot siehst du unter 'Zahlungen' erst eine Einzahlung und dann – meistens im Laufe des Tages – eine Auszahlung, die um 5 € höher ist, weil die Bank Gebühren auf fehlgeschlagene Buchungen aufschlägt.
Um die Gebühren in Rechnung stellen zu können, muss ein virtueller Artikel angelegt werden mit 0% Umsatzsteuer. Auch diese muss zuvor angelegt werden, wenn sie noch nicht hinterlegt ist. Dies funktioniert in den externen Einstellungen > USt-Verwaltung.
Die Einzahlung wird mit dem grünen Haken gebucht. Bei der Auszahlung suchst du im Rechnungsfeld nach der Rechnungsnummer und bestätigst mit Enter. Sodann wird die Rechnung der Auszahlung zugeordnet und auch mit dem grünen Haken bestätigt.
Aufgrund der Differenz zwischen Ein- und Auszahlung ist die Rechnung nach den Buchungen nicht komplett beglichen, sodass eine zweite Zeile eröffnet wird, die die Gebühren enthält. Diese müssen dem entsprechenden Aufwandskonto zugeordnet werden. Dieses wird im Feld 'Gegenkonto' gesucht und mit Enter bestätigt. Mit dem grünen Haken wird die Auszahlung gebucht.
Die Gebühren stellst du nun in Rechnung, indem du beim entsprechenden Kunden eine Bestellung mit dem virtuellen Artikel über die Rücklastschrift Gebühren anlegst. Diese stellst du auf Selbstabholung, damit du die Rechnung direkt erstellen kannst, ohne sie einer Tour zuweisen zu müssen.
Typischerweise verschickt man im Anschluss eine Zahlungserinnerung. Bei Geschäftskund:innen ist zu beachten, dass sie nicht verpflichtend eine Zahlungserinnerung erhalten müssen. Ihnen können auch Mahngebühren in Rechnung gestellt werden.
Rücklastschriften kannst du selbst auslösen, wenn eine Lastschrift nicht korrekt oder nicht genehmigt war. Lastschriften schlagen aber auch fehl, wenn das Konto nicht ausreichend gedeckt ist. Dabei entstehen Gebühren, die normalerweise an Kund:innen weitergereicht werden.
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