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E-Rechnung in der Landwirtschaft - das musst du wissen
Katharina Rösner
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt seit 2025. Wir erklären dir, welche Übergangsfristen es gibt, für wen sie gelten und was du sonst wissen musst.
E-Rechnungen sind elektronische Rechnungsdokumente, die neben der digitalen Darstellung (zum Beispiel als PDF) auch einen strukturierten Datensatz im XML-Format enthalten. Dieser ist ausschließlich maschinenlesbar. Die elektronische Übermittlung und Verarbeitung soll den Dokumentenverkehr vereinfachen und vereinheitlichen. Inhaltlich unterscheiden sie sich nicht von den bisherigen, digitalen Rechnungen. Zu den Pflichtangaben zählen u.a.:
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen von anderen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt für alle Betriebe im Haupt- und Nebenerwerb. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen weiterhin Rechnungen auf Papier oder als PDF versendet werden. Diese Frist verlängert sich um ein Jahr, wenn die Jahresumsätze 800 000 Euro nicht übersteigen. Diese Grenze deckt sich mit der Anforderung, doppelt Buch zu führen. Ab 2028 besteht die generelle Pflicht zur E-Rechnung. Allerdings gibt es eine Ausnahme für B2C-Kund:innen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Kleinunternehmer:innen nach §19 UStG. Somit können auch landwirtschaftliche Betriebe im Nebenerwerb unter Umständen bis Ende 2027 noch digitale oder Papierrechnungen versenden. Für Kleinunternehmen gilt: Wer im Vorjahr weniger als 25.000 Euro Umsatz hatte und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 100.000 Euro erwirtschaftet, darf auch nach 2027 noch Gebrauch von der Ausnahme machen. Das kann auch für die regionale Direktvermarktung relevant sein. Ab 2028 müssen auch für Kleinbetragsrechnungen E-Rechnungen erstellt werden.
Nein, eine PDF-Datei als Rechnung ist keine elektronische Rechnung. Es handelt sich dabei ähnlich um Bilddateien. Was gleichbleibt, ist allerdings die Aufbewahrungspflicht im Sinne der GoBD (Grundsätze der ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) für elektronische Rechnungen von 10 Jahren.
Das XML-Format (Extensible Markup Language 'erweiterbare Beschreibungssprache’) ähnelt dem Layout von HTML (Hypertext Markup Language). Entweder sie enthalten einen lesbaren Text und einen Anhang mit diesem als XML-Datensatz oder ausschließlich den maschinenlesbaren Datensatz.
Die gängigen Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Letzteres steht für zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands.
Die XRechnung enthält ausschließlich den strukturierten Datensatz, während eine ZUGFeRD-Rechnung als hybrides Format neben dem XML-Text auch einen lesbaren Text bereitstellt. Der Vorteil von ZUGFeRD ist also, dass kleine Betriebe vorerst über dieses Format Rechnungen per E-Mail empfangen und lesen können.
Für das Empfangen reicht dementsprechend eine E-Mail-Adresse. Um E-Rechnungen zu senden, werden eine ERP-Software oder andere Software wie von DATEV benötigt. Dies ist sinnvoll für die Direktvermarktung oder Landwirtschaft. Es gibt auch kostenlose Tools für zum Beispiel Freiberufler:innen, die nur wenige Rechnungen im Monat erstellen.
E-Rechnungen sind standardisiert, maschinenlesbar und lassen sich ohne Medienbrüche weiterverarbeiten. ERP-Systeme wie FrachtPilot können auch elektronische Rechnungen mit der direkt einlesen und automatisch verbuchen. Das reduziert den manuellen Aufwand, spart Zeit und Papier und erleichtert so deinen Geschäftsalltag erleichtert. Die Umstellung sollte dir also keine Sorgen bereiten. Gleichzeitig leistet die automatische Verarbeitung einen wichtigen Beitrag zur fortschreitenden Digitalisierung und somit zur Umsetzung des Wachstumschancengesetzes.
Die E-Rechnungspflicht gilt auch in der Landwirtschaft seit dem 1. Januar 2025, die Pflicht zum Versenden kommt 2027 beziehungsweise 2028 mit nur wenigen Ausnahmen. Darum sollte man sich frühzeitig um die Umstellung kümmern. Nutzt du in der Landwirtschaft oder Direktvermarktung bereits eine ERP-Software wie FrachtPilot, geht die Umstellung ganz einfach und automatisch. Wenn du noch ein ERP-System brauchst, schau doch bei uns vorbei, buche ein kostenloses Webinar oder teste FrachtPilot einfach kostenlos. Wir freuen uns auf dich!