Blog
Warenwirtschaft - digital optimiert mit FrachtPilot
Katharina Rösner
Die Warenwirtschaft umfasst den ganzen Weg eines Produkts von seiner Erzeugung bis zum Verkauf. Diese Prozesse werden idealerweise automatisiert durch den Einsatz von Software. Wir erklären dir, wie FrachtPilot deine Warenwirtschaft deines Lebensmittelbetriebs in der regionalen Direktvermarktung unterstützt.
Die Warenwirtschaft umfasst den gesamten Warenfluss von der Beschaffung oder Produktion über die Bestellung bis zum Abverkauf bzw. der Auslieferung.
Warenwirtschaftssysteme sind vor allem auf den Handel mit Waren ausgelegt, während ERP-Software neben weiteren Modulen auch die Warenwirtschaft integrieren und somit in anderen Branchen eingesetzt werden können. Ein Warenwirtschaftssystem unterstützt und vereinfacht die Prozesse., die, abhängig von der Art der Produkte, variieren können. Beispielsweise haben Lebensmittel höhere Anforderungen als Kleidung. Je spezifischer der Einsatzbereich ist, desto feiner müssen die Features sein.
Bei Lebensmittelbetrieben zeigt sich das beispielsweise bei der Rücknahme von Waren, die nicht automatisch in das Lager aufgenommen werden, weil sie verderblich sein könnten. Daher hast du in FrachtPilot die Möglichkeit, sie manuell hinzuzufügen. Ein Glück, dass FrachtPilot alle wichtigen Features für dich bereitstellt ;)
Der zentrale Teil der Warenwirtschaft ist der Lagerbestand. Dieser setzt sich aus den Mengen an Produkten zusammen, die du im FrachtPilot-Dashboard anlegst. Zudem legst du fest, welche Menge von welchem Produkt verfügbar ist, sowie den Meldebestand: Ab welcher Menge willst du die Meldung erhalten, dass der Bestand zur Neige geht?
Der Produktionsplan umfasst die Wiederbeschaffungsmengen, die automatisch berechnet werden und zum Beispiel zukünftige Bestellungen umfassen. Diesen lädst du herunter und erhältst einen Überblick, welche Produkte in welchen Mengen nachproduziert oder nachbestellt werden müssen. Geordnet ist er nach dem Versanddatum.
Du kannst für die automatische Berechnung des Produktionsplans den Zeitraum festlegen oder die Produktsorte oder auch die Rahmentouren. Zudem kannst du Dauerbestellungen einbeziehen, die erwartete Bestellungen darstellen.
Das System berechnet die Gesamtmenge an (erwarteten) Bestellungen und zieht diese vom Bestand ab. Aus der benötigten Menge und dem aktuellen Lagerbestand ergibt sich die Fehlmenge, die vom Lagerbestand nicht gedeckt werden kann. Dies ergibt dann den Gesamtbedarf, der produziert oder bezogen werden muss.
Außerdem kannst du deine Warenwirtschaft mit deiner Waage verbinden, um die Ware abzuwiegen, zu etikettieren und in deine Lagerbestände aufzunehmen.
Ein superpraktisches Feature von FrachtPilot ist auch die Auswertung. Alle deine Umsätze kannst du nach dem Zeitfenster, den Kunden, der Kundengruppe, dem Produkt oder der Produktgruppe auswerten lassen. Das gibt dir Aufschluss über das Bestellverhalten deiner Kund:innen. So kannst du zum Beispiel deine Kommunikation ganz individuell auf sie abstimmen. Die Auswertung zeigt dir außerdem aktuelle Bestände, Fehl- und Meldebestände.
Du erhältst aus den Analysen auch zukünftige Prognosen. Dazu wählst du den Zeitraum sowie die Kundengruppe, Kund:innen oder Produkte aus. Die Daten kannst du anschließend als Excel-Tabelle exportieren. Die zukünftige Auswertung umfasst beispielsweise die erwarteten Bestellmengen aus Dauerbestellungen, die noch nicht aufgegeben wurden, die du aber für den Produktionsplan berücksichtigen kannst.
Durch eine API, also eine Schnittstelle, kannst du deinen Onlineshop auch an deine Warenwirtschaft anbinden. So kannst du ganz einfach festlegen, ob deine Kund:innen auch temporär nicht verfügbare Produkte bestellen können. Dies ermöglicht eine Bestellung, wenn Ware nur kurzzeitig nicht verfügbar ist, was den Bestellprozess für deine Kund:innen angenehmer macht. Dann erhältst du eine Benachrichtigung über die Nachproduktion oder -bestellung. Bestandslose Produkte sind so unabhängig von ihrer Verfügbarkeit bestellbar, bestandsabhängige hingegen nicht.
Auf die Bestellung folgt die Kommissionierung, die auch zur Warenwirtschaft gehört. Sie kann allgemein oder separat durchgeführt werden. Bei der allgemeinen wird eine Packliste für die gesamte Tour erstellt. Dies bietet sich an, wenn du wenig Produktvariation auf einer Tour auslieferst und die Ware aus wenigen Kisten bei dem/der Kund:in vor Ort kommissionierst.
Bei Geschäftskund:innen mit umfangreichen Bestellungen ist die separate Kommissionierung sinnvoller, weil dann auch die Auslieferung schneller geht. Die individuellen Produktzusammenstellungen werden dann vor der Auslieferung kommissioniert. Die Voreinstellungen wie die Kundengruppe als Privathaushalt oder Supermarkt sowie die Fahrzeugkapazitäten sind daher für die Tourenplanung absolut relevant.
Außerdem kann die Art der Kommissionierung auf Kunden- oder Tourebene durchgeführt werden - beide Arten kannst du aber auf einer Tour ausliefern. Die separaten Bestellungen können in FrachtPilot unter Bestellungen kommissioniert werden. Dies ist eine Art der digitalen Kommissionierung, wobei zum Beispiel nach Versanddatum oder Tour gefiltert werden kann. So werden einzelne Bestellungen zusammengefasst.
Für jede Bestellung kann auch der dazu gehörige Lieferschein, Etiketten und Rechnung heruntergeladen werden. Auch dies ist ein Vorteil der digitalen Kommissionierung. Außerdem kannst du alle Dokumente quasi automatisch erstellen lassen. Das erspart dir sehr viel Zeit, die du sonst im Büro verbringen müsstest.
Analoge Kommissionierung bedeutet, dass die Packlisten heruntergeladen werden. Dies geht auch zusammenfassend für mehrere Bestellungen einer Tour oder eines Tages oder für jede Bestellung einzeln.
Das Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) ist unterschiedlich je nach Lebensmittel. Es gibt an, wie lange ein Produkt seine Eigenschaften bei entsprechender Lagerung behält. Normalerweise wird es mit Tag/Monat/Jahr angegeben. Bei 6 Monaten oder mehr reicht auch der Monat und das Jahr. Bei weniger als 3 Monaten reicht auch der Tag und der Monat. Verpackte Lebensmittel tragen das MHD und sind durch Konservierungsstoffe oder Pasteurisierung mehrere Monate haltbar - so auch Milchprodukte. Allerdings kann vieles auch Ablauf der Mindesthaltbarkeit noch verzehrt werden.
Eier sind nach dem Legen 28 Tage haltbar, müssen aber nach spätestens 21 Tagen an die Verbraucher:innen abgegeben werden. Gemüse, Obst und frische Backwaren benötigen hingegen kein MHD. Leicht verderbliche Lebensmittel wie frisches Fleisch tragen stattdessen ein Verbrauchsdatum. Mehr über Mindesthaltbarkeits- und Verbrauchsdatum liest du beim Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit.
In FrachtPilot kannst du für jedes Produkt angeben, ob es ein MHD benötigt oder nicht und wie sich der Verfallszeitraum gestaltet. In unserer Hilfe findest du mehr Informationen.
Lebensmittel haben immer eine individuelle Chargennummer, über die du in unserem Blog noch mehr erfahren kannst. Anhand dieser erkennst du, in welcher Charge deine Produkte erzeugt worden sind. Dies ist insbesondere für Kundenreklamationen wichtig. Bei Rückrufen von Produkten ist es von Vorteil, die betroffene Charge zu kennen, weil dann nur diese zurückgerufen werden muss. Außerdem kannst du die Verkäufe dann auch bis zu den Kund:innen zurückverfolgen, falls es notwendig werden sollte. In FrachtPilot kannst du aber auch chargenlose Bestände festlegen, die du unabhängig von Chargen verkaufst. Ein weitere Vorteil ist der automatische Druck der Chargennummern auf die Lieferscheine.
Die Warenwirtschaft umfasst sämtliche Warenflüsse von der Erzeugung bis zum Verkauf. Aus Warenwirtschaftssystemen haben sich ERP-Systeme entwickelt, die diese Warenflüsse und auch die Unternehmensorganisation automatisieren und erleichtern. FrachtPilot füllt eine Marktlücke als ERP-Software für die regionale Direktvermarktung von Lebensmitteln und optimiert durch Automatisierung deine Unternehmensprozesse.
Falls du noch ein ERP-System für deine regionale Direktvermarktung suchst, schau doch bei FrachtPilot vorbei, buche ein kostenloses Webinar, um uns und die Software kennenzulernen, oder teste FrachtPilot direkt kostenlos.