Stornorechnung - so erstellst du sie richtig

Stornorechnungen sind negative Rechnungen und sind notwendig für eine gute Buchführung. Wir erklären dir alles, was du wissen musst.

Das Wichtigste in Kürze:

• Stornorechnungen haben ähnliche Pflichtangaben wie Rechnungen
• Der Betrag ist negativ, aber nicht das gleiche wie eine Gutschrift
• Stornorechnungen werden umgangssprachlich als kaufmännische Gutschriften bezeichnet

Was ist eine Stornorechnung?

Stornorechnungen werden auch als Korrekturrechnungen bezeichnet. Diese erstellst du, wenn Fehler in einer Rechnung bestehen oder du auf Wunsch deiner Kund:innen Änderungen vornehmen willst. Ein weiterer Grund ist eine Rücksendung der Ware oder Stornierung einer Dienstleistung durch Kund:innen.

Änderungen dürfen weder Rechnungsempfänger:innen noch -aussteller:innen auf dem ursprünglichen Dokument vornehmen. Denn Stornorechnungen unterliegen dem Generalverdacht der Umsatz- und Steuermanipulation. Wie es die GoBD vorschreiben, musst du Rechnungen als steuerrelevante Dokumente nachvollziehbar und nachprüfbar erstellen und aufbewahren.

Was steht in der Rechnung?

Deine Kund:innen müssen dementsprechend eine fehlerhafte Rechnung reklamieren und eine Stornorechnung anfordern. Anschließend erhalten sie eine berichtigte Rechnung. Sie sollte mit der Ursprungsrechnung übereinstimmen, wobei du die Beträge ins Minus setzt. Außerdem erhält sie die entsprechende Bezeichnung und eine eigene Rechnungsnummer. Für eine eindeutige Zuordnung nimmst du Bezug auf die Ursprungsrechnung, indem du auf die Nummer und das Datum der Ursprungsrechnung verweist. Neben den Positionen solltest du explizit dazuschreiben, dass du die Ursprungsrechnung stornierst.

Beachte, dass es nicht mehr erlaubt ist, Gutschriften auszustellen, wenn es um Rückerstattungen geht. Dies sind nämlich nur umgangssprachlich Gutschriften und werden auch als Bankgutschriften bezeichnet. Sind die Zahlung und Sendung bereits erfolgt, musst du eine Stornorechnung erzeugen und ausstellen. Diese werden umgangssprachlich als kaufmännische Gutschriften bezeichnet und sind nicht identisch mit sogenannten echten Gutschriften. Diese sind nämlich nur erlaubt, wenn zum Beispiel Lieferanten oder Freiberufler:innen Rechnungen schreiben, um per Gutschrift eine Zahlung für Waren oder Dienstleistungen zu erhalten. Echte Gutschriften haben immer einen positiven Betrag. Rückerstattungen und Stornorechnungen werden dagegen immer mit negativen Beträgen ausgewiesen, weil der Betrag ja ausgezahlt wird.

Stornorechnungen enthalten auch bei FrachtPilot immer eine neue Rechnungsnummer und gleichzeitig die entsprechende Referenz auf die ursprüngliche Rechnung mit dem ursprünglichen Ausstellungsdatum. Notwendig sind sie, wenn Fehler auffallen bzw. auftreten. Deine Kund:innen können fehlerhafte Rechnungen reklamieren, sodass Stornorechnungen mit ihnen immer nach Absprache erstellt werden.

Welche Pflichtangaben gibt es?

• Bezeichnung Stornorechnung

• Name und Adresse des Rechnungsempfängers

• Ausstellungsdatum der Korrekturrechnung

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungserstellers

• Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum der Originalrechnung

• Menge und Art der Produkte oder Leistungen

• Nettobetrag

• Steuerbetrag

• Steuersatz

• Minusbetrag der Stornorechnung

Wie storniere ich Rechnungen mit FrachtPilot?

In der Verwaltungsübersicht gehst du in den Kundenbewegungsdaten auf Rechnungen und wählst die entsprechende Rechnung aus, die du stornieren willst. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten:

1. Vorläufige Rechnungen können einfach so gelöscht werden, weil sie noch keine Rechnungsnummer haben. Die dazugehörige Bestellung kann in der Bestellübersicht auch noch bearbeitet werden.

2. Willst du nur die Zahlungsmethode oder die Rechnungsadresse einer festgeschriebenen/fixierten Rechnung bearbeiten, kannst du das unter 'bearbeiten' direkt in der Rechnung ändern. Dazu musst du in das Eingabefeld, das sich dann öffnet, DOIT eingeben.

3. Bereits fixierte Rechnungen können inhaltlich nicht einfach bearbeitet werden, weil das gegen die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit von steuerrelevanten Dokumenten laut GoBD verstößt. Daher gehst du auf das rote Symbol, um die Rechnung zu stornieren. Auch hier gibst du DOIT ein. Im Anschluss kannst du die Bestellung bearbeiten oder löschen. Du solltest hierbei nicht einfach eine neue Bestellung anlegen, da in diesem Fall beide Bestellungen beim nächsten Rechnungslauf berücksichtigt und so doppelt in Rechnung gestellt werden. Außerdem stehen sie dann doppelt auf einer Sammelrechnung oder es werden zwei Einzelrechnungen erstellt. Beides ist hinderlich für deine Buchhaltung.

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Alternativ kannst du in den Kundenbewegungsdaten > Rechnungen auch Rechnungen stornieren und entsprechend den/die Kund:in sowie den Zeitraum angeben:

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Zusammenfassung

Stornorechnungen sind notwendig, weil das Löschen und Neuerstellen von falschen Rechnungen nicht nachvollziehbar und nachprüfbar ist und somit den Grundsätzen korrekter Buchhaltung nicht entspricht. Diese Rechnungen mit negativem Betrag kannst du auch mit FrachtPilot erstellen.

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