E-Rechnung & ZUGFeRD

E-Rechnung?
Bei uns schon eingebaut.

FrachtPilot erstellt deine Rechnungen an Geschäftskunden automatisch als E-Rechnung, entweder als ZUGFeRD oder XRechnung, direkt aus dem Auftrag, per Mail versendet. Du stellst es einmal ein, der Rest passiert von selbst.

ZUGFeRD Basic bis Extended

XRechnung 1.2 bis 3.0

EN 16931

geprüft mit REWE, EDEKA, Markant

in allen Paketen enthalten

Was gilt wann?

Die Fristen: Was sie für deinen Hof bedeuten.

Die E-Rechnungspflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Sie kommt in drei Stufen. Wichtig für Direktvermarkter: Nicht jede Rechnung ist betroffen.

Seit 1. Januar 2025

Empfangen können

Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und archivieren können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht.

Ab 1. Januar 2027

Ausstellen ab 800.000 €

Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.

Ab 1. Januar 2028

Ausstellen für alle

Die Übergangsfrist endet. Papier und einfache PDFs sind im B2B-Geschäft dann nicht mehr zulässig.

Für Direktvermarkter heißt das konkret

Betroffen: Lieferungen an Gastronomie, Einzelhandel, Großhandel, Kantinen, Schulen und andere Betriebe, auch bei Pauschalierung nach § 24 UStG.

Nicht betroffen: Hofladen-Kunden, Abo-Kisten und alle Rechnungen an Privatpersonen (B2C).

Ausgenommen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer (nur Empfangspflicht).

Öffentliche Auftraggeber verlangen meist XRechnung mit Leitweg-ID, und das schon heute.

Stand: September 2026. Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung. Kläre die Details mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater.

Formate einfach erklärt

Ein PDF ist keine E-Rechnung. Das hier schon.

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz nach der Norm EN 16931, den die Buchhaltung deines Kunden automatisch einlesen kann. Zwei Formate sind in Deutschland üblich. FrachtPilot kann beide.

Einfaches PDF

Keine E-Rechnung. Digital, aber nur ein Bild der Rechnung. Ab 2028 im B2B-Geschäft nicht mehr zulässig. Für Privatkunden weiterhin völlig in Ordnung.

ZUGFeRD

Unsere Empfehlung für die meisten Betriebe: ein PDF mit eingebettetem XML. Dein Kunde sieht die gewohnte PDF-Rechnung, seine Software liest das XML im Anhang. Wir empfehlen ZUGFeRD Extended, weil es Sammelrechnungen, Skonto und Handelsanforderungen sauber abbildet.

XRechnung

Reines XML für öffentliche Auftraggeber. Relevant, wenn du Schulen, Kitas oder Kommunen belieferst. FrachtPilot erzeugt PDF und XML getrennt, inklusive Leitweg-ID des Empfängers.

So funktioniert es in FrachtPilot

Einmal einstellen. Danach läuft jede Netto-Rechnung als E-Rechnung.

Format wählen

In den Firmeneinstellungen legst du Format und Datenprofil fest: firmenweit, pro Kunde oder pro zentralem Rechnungsempfänger.

Rechnung wie gewohnt

An deinem Ablauf ändert sich nichts: Bestellung, Lieferschein und Rechnung wie gewohnt. Jede Netto-Rechnung bekommt automatisch ihren XML-Teil.

Per Mail versenden

FrachtPilot verschickt die E-Rechnung an den hinterlegten Rechnungsempfänger, auch an zentrale Einkaufsabteilungen.

Prüfen & weitergeben

PDF und XML jederzeit herunterladen, Übergabe an DATEV und deine Steuerberatung wie bisher.

Einstellungen für E-Rechnung in FrachtPilot: Format und Datenprofil firmenweit, je Kunde oder je Rechnungsempfänger

Drei Einstellungen, ein Dropdown

PDF ohne elektronisches Format
Wie bisher, keine E-Rechnung

PDF mit eingebettetem XML
ZUGFeRD: unsere Empfehlung

PDF und eigenständige XML-Datei
XRechnung für die öffentliche Hand

Für Lieferanten an den Handel

REWE, EDEKA, Markant: Wir kennen ihre Prüfregeln.

Große Handelsempfänger verarbeiten E-Rechnungen vollautomatisch und lehnen ab, was ihre Validatoren nicht verstehen. FrachtPilot liefert die Angaben mit, die sie verlangen. Das ist je Empfänger einstellbar, ohne dass du deine Stammdaten verbiegen musst.

Konditionsschlüssel je Position

Zum Beispiel 77 Warenwert oder 79 Pfand, gepflegt am Produkt oder an der Produktgruppe.

Artikelnummer des Empfängers

REWE-NAN und Co. neben deiner eigenen Artikelnummer und GTIN.

GLN und Filialnummer je Empfänger

Hausinterne GLN nur dort, wo sie gilt; Warenempfänger-Nummer je Filiale.

Pfand automatisch gekennzeichnet

Leergut wird im XML als Pfand markiert, ohne dass du etwas konfigurieren musst.

Sammelrechnungen mit Lieferbezug

Lieferdatum und Lieferscheinnummer je Position, Übersicht im Rechnungskopf.

Storno als normkonforme Gutschrift

Skonto-Hinweise, Registerangaben und Zahlungsart so, wie Validatoren sie erwarten.

Voraussetzung für Konditionsschlüssel: Datenprofil ZUGFeRD Extended.

Checkliste

Bist du bereit für die E-Rechnung?

Sechs Punkte, die vor dem Umstellen geklärt sein sollten. Wenn du bei einem hängen bleibst: unser Support kennt die Fälle.

Geschäftskunden in FrachtPilot als Geschäftskunde mit Netto-Rechnung angelegt

USt-IdNr. bzw. Steuernummer deiner Kunden hinterlegt

Eigene Firmenstammdaten vollständig: Adresse, USt-IdNr., GLN, Registerangaben

Format und Datenprofil gewählt (im Zweifel: ZUGFeRD Extended)

Rechnungsvorlage ohne klickbare Links (PDF/A-konform)

Postfach für eingehende E-Rechnungen und Archivierung mit der Steuerberatung geklärt

Häufige Fragen

Was uns Support und Sales am häufigsten gefragt werden.

Ausführliche Anleitungen zu jeder Frage findest du im Hilfe-Center unter „E-Rechnung“.

Warum wird meine Rechnung nicht als E-Rechnung erstellt?

E-Rechnungen entstehen nur bei Netto-Rechnungen. Ist der Kunde als Privatkunde angelegt oder auf „Brutto-Rechnung“ gestellt, bleibt es beim PDF. Rechnungen, die vor der Aktivierung erzeugt wurden, erhalten den XML-Teil über „Rechnungsdokument neu erstellen“.

Funktionieren Sammel- und Monatsrechnungen als E-Rechnung?

Ja, mit ZUGFeRD Extended. FrachtPilot schreibt Lieferdatum und Lieferscheinnummer je Position in die Standardfelder und listet alle enthaltenen Lieferungen im Rechnungskopf. Lehnt ein Empfänger Sammelrechnungen grundsätzlich ab, stellst du für ihn auf Einzelrechnung je Bestellung um.

Comfort oder Extended: welches ZUGFeRD-Profil brauche ich?

Extended. Comfort erfüllt die Norm, lässt aber Felder wie Bestellnummer, Lieferscheinnummer oder Konditionsschlüssel weg, also genau das, was Handelsempfänger prüfen. Comfort nur dann, wenn ein Empfänger es ausdrücklich verlangt.

Ich bin Kleinunternehmer bzw. pauschaliere nach § 24 UStG. Gilt das für mich?

Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen, aber nicht ausstellen. Pauschalierende Landwirte sind bei B2B-Lieferungen dagegen ausstellungspflichtig wie jeder andere Betrieb. Kläre deinen Fall mit deiner Steuerberatung. Die Einstellung in FrachtPilot ist in beiden Fällen dieselbe.

E-Rechnung?Bei uns schon eingebaut.