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Mahnung: was tun, wenn Kund:innen nicht zahlen?
Katharina Theo Rösner
Für das Forderungsmanagement und das Mahnwesen zuständig ist die Buchhaltung bzw. die Debitorenbuchhaltung. Diese erstellt Debitorenkonten mit Debitorennummern und ist zuständig für das Versenden von Zahlungserinnerungen und Mahnungen sowie die Erfassung und Verbuchung von Zahlungseingängen und Forderungen. Wir geben dir einen Überblick, was du im Mahnwesen beachten musst.
Im Gegensatz zur Mahnung hat eine Zahlungserinnerung keine rechtlichen Konsequenzen. Daher ist es auch nicht erforderlich, Geschäftskunden eine Zahlungserinnerung nach dem Überschreiten des Zahlungsziels zu senden.
Der Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Zahlungstoleranz ist, dass es sich bei Letzterer um einen internen Puffer handelt. Das bedeutet, dass Kund:innen erst eine Zahlungserinnerung erhalten, wenn sie vier Tage das Zahlungsziel überschreiten.
Zahlungsverzug bedeutet hingegen, dass die Überschreitung bei mindestens 30 Tagen liegt. Wird allerdings ein verbindliches Zahlungsziel vertraglich festgesetzt und dieses nicht eingehalten, befindet sich der Schuldner automatisch im Verzug - auch ohne eine Mahnung.
Debitoren (von lat. debere ‚müssen/schulden‘) sind die Schuldner, die gegenüber einem Unternehmen offene Forderungen haben. Diese werden auf Debitorenkonten erfasst. Für jede:n Kund:in wird ein eigenes, separates Debitorenkonto für Zahlungen und Forderungen angelegt, wie du bei Abilita nachlesen kannst. Das Gegenstück zum Debitor ist der Kreditor, also Gläubiger. Das können zum Beispiel Lieferanten sein, bei denen man als Geschäftskunde Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen hat. Erfasst werden diese auf Kreditorenkonten. Die Kreditorenbuchhaltung befasst sich also mit den Schulden eines Betriebs.
Am Ende des Geschäftsjahres wird die Summe aller Debitorenkonten zu den Forderungen zusammengetragen, die die Liquidität beeinflussen kann. Die Bilanzkennzahl ist das Debitorenziel. Das drückt das Verhältnis aus zwischen den Forderungen und den Umsatzerlösen in Tagen. Für ein Unternehmen ist es besser, wenn es kurz ausfällt. Debitorenverluste werden auch beim Erstellen der Bilanz festgestellt, wenn Forderungen aus Lieferungen und Leistungen offen sind und dadurch eben Verluste entstehen.
Bei FrachtPilot kann eingestellt werden, dass Zahlungserinnerungen automatisch erstellt und erteilt werden, wenn das Zahlungsziel überschritten ist. Dieses liegt in der Regel bei 14 Tagen. Bei Nicht-Bezahlung wird dann vier Tage später die erste Zahlungserinnerung versendet.
Das Mahnwesen bei FrachtPilot ist dreistufig, was bedeutet, dass nach der Zahlungserinnerung mit einem neuen Zahlungsziel die erste Mahnung erfolgt und darauf gegebenenfalls noch eine zweite.
Ab der ersten Mahnung können auch Mahngebühren erhoben werden, allerdings nur für beispielsweise die entstandenen Portokosten. Bei Geschäftskund:innen kann eine Mahnpauschale von 40 € erhoben werden nach §288 Absatz 5 Satz 3 BGB sowie Verzugszinsen. Letztere können auch Privatkund:innen in Rechnung gestellt werden. Bei Gebühren sollte man auf die Verhältnismäßigkeit achten.
Erst nach der zweiten Mahnung kann ein gerichtliches Verfahren eingeleitet werden. Gebühren sollten nur einmal erhoben und dabei auch das Verhältnis zur/m Kund:in und die Umstände individuell berücksichtigt werden.
Der Ton einer Zahlungserinnerung sollte möglichst freundlich gehalten werden, weil Kund:innen häufig nicht absichtlich nicht bezahlen, sondern dies vergessen oder es technische Fehler gibt. Die Voraussetzung für eine berechtigte Zahlungserinnerung ist nämlich, dass die Rechnung zuvor korrekt gestellt und übermittelt wurde.
Der Text für die Zahlungserinnerung kann in den Rechnungseinstellungen des Kundenprofils angepasst werden. Zahlungserinnerungen benötigen folgende Daten:
Nicht zahlende Kund:innen können Geschäfts- und Privatkund:innen sein, die eine Rechnung vergessen oder aus technischen Gründen nicht erhalten haben.
Bei FrachtPilot kannst du auch unter Kundenbewegungsdaten > Rechnungen sehen, welche Zahlungen von welchen Kund:innen noch ausstehen.
In den Kundenbewegungsdaten > Zahlungserinnerungen/Mahnungen können neue Zahlungserinnerungen erstellt werden. Außerdem kannst du einzelne oder alle Mahnungen verschicken, herunterladen oder löschen:
Wenn Kund:innen nach einer Mahnung eine offene Rechnung trotzdem nicht begleichen, kann ein Inkassoverfahren eingeleitet werden. Inkasso kommt von italienisch incassare und bedeutet ‘einnehmen’. Das Verfahren ist zunächst außergerichtlich, und zwar in der vorgerichtlichen Phase, in welcher der Inkassodienstleister eine Zahlung des Schuldners zu erwirken versucht. Reagiert der Debitor nicht, kann beim Amtsgericht ein Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids gestellt werden. Dieser enthält die Details zum/r Kreditor:in, Debitor:in sowie zur Höhe der Forderung und das Fälligkeitsdatum, wie du bei der Sparkasse nachlesen kannst.
In der gerichtlichen Phase kann der Kunde zahlen oder zwei Wochen lang Widerspruch einlegen. Passiert beides nicht, kann es zu einem Vollstreckungsbescheid kommen. Bei einem Widerspruch leitet der Gläubiger ein Gerichtsverfahren ein.
In der nachgerichtlichen Phase kann es zur Pfändung kommen, wenn der Schuldner den Betrag nicht begleichen kann.
Das gerichtliche Mahnverfahren kann erst eingeleitet werden, wenn der/die Kund:in gar nicht auf die Mahnungen reagiert. Dieses hat den Vorteil, dass es ohne Rechtsanwalt geführt werden kann sowie formalisiert und günstiger ist als ein Klageverfahren. Das ist bei der Schuldnerberatung nachzulesen.
Ob es sinnvoll ist, ein Inkassounternehmen zu beauftragen, sollte man genau überlegen. Dabei sollte man die Höhe der Beträge berücksichtigen. Es ist zwar außergerichtlich, aber dennoch sollte gewartet werden, ob ein:e Kund:in nicht doch noch auf die Mahnungen reagiert und bezahlt. Handelt es sich um Kund:innen, die regelmäßig nicht bezahlen, sollte man andere Schritte einleiten wie einen Rechtsanwalt einschalten oder die/den Kund:in deaktivieren, um weitere unbezahlte Rechnungen zu verhindern.
Erhält man selbst ein Inkassoschreiben, sollte man prüfen, ob man die Forderung und das Unternehmen oder die Person zuordnen kann und ob man nicht doch schon gezahlt hat.
Erscheint es dir verdächtig, solltest du das Unternehmen googeln und schauen, ob es ein Betrugsversuch ist. In dem Fall solltest du auf jeden Fall nichts zahlen, nachfragen oder es einfach ignorieren. Einen Betrugsversuch sollte man immer melden.
Bei einer berechtigten Forderung hingegen solltest du immer direkt zahlen. Liegt die Forderung schon länger zurück, kann auch Widerspruch eingelegt werden, da sie nach 3 Jahren verjähren.
Bei einem Inkassoverfahren dient der Inkassodienstleister der Vermittlung zwischen Kreditor:in und Debitor:in und sorgt dafür, dass auf beiden Seiten keine hohen Kosten entstehen. Dazu sollte ein seriöses Inkassounternehmen beauftragt werden, das sich an den Code of Conduct der Branche hält. Es ermittelt zu Beginn, warum der/die Kund:in nicht zahlen, analysiert also die Auftragslage, Liquidität und die Wirtschaftlichkeit.
Bei einem erfolgreichen Verfahren zahlt der entsprechende Debitor die Forderung an das Inkassounternehmen inklusive den Inkassogebühren. Dieses leitet die Zahlung dann an den Kreditor weiter. Eine Forderung kann verjähren und zwar nach drei Jahren, wobei die Frist am Jahresende einer Forderung beginnt. Verjährte Forderungen können dann nicht mehr eingetrieben werden.
Das beauftragte Inkassounternehmen kann auch eine Pfändung veranlassen, wenn ein:e Kund:in bei einer berechtigten Mahnung keinen Widerspruch einlegt und zahlungsunfähig ist.
Für das Ausbleiben von Zahlungen kann es verschiedene Gründe geben. Bevor Zahlungserinnerungen versendet werden, sollte die Rechnungsstellung auf Fehler überprüft werden. Erst dann ist eine Mahnung berechtigt. Vor weiteren rechtlichen Schritten sollte eine außergerichtliche Lösung gesucht werden. Ein dreistufiges Mahnwesen wie es bei FrachtPilot angewendet wird, bietet sich dafür an.
Neben dem Mahnwesen bietet FrachtPilot weitere Funktionen wie unter anderem der Buchhaltung, Warenwirtschaft und Tourenplanung. Bist du noch auf der Suche nach einem passenden ERP-System für deinen Lieferdienst in der regionalen Direktvermarktung? Dann schau doch bei FrachtPilot vorbei, buche ein kostenloses Webinar, um uns und die Software kennenzulernen oder teste die Software direkt 30 Tage kostenlos. Wir freuen uns auf dich!
