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Bargeld in der regionalen Direktvermarktung - was ist erlaubt?
Katharina Theo Rösner
Bargeldzahlungen sind weiterhin erlaubt und je nach Betrieb auch offene Ladenkassen. Wir erklären die alles Wichtige über Kassenbelege und Quittungen.
Bargeld ist per se nicht problematisch, wenn Zahlungen richtig erfasst werden. Allerdings kann es leichter missbraucht werden, um Umsätze zu unterschlagen, als es bei Überweisungen und digitalen Transaktionen der Fall ist. Denn werden Umsatzgrenzen unterschritten, muss keine Umsatzsteuer abgeführt werden.
Bei digitalen Zahlungen werden die Informationen über Sender und Empfänger automatisch hinterlegt. Für Barzahlungen ohne die Erfassung durch ein elektronisches oder digitales Kassensystem muss extra eine Quittung erstellt werden. Diese stellt den korrekten Beleg für die Steuerprüfung und die interne Buchhaltung dar.
Für offene Ladenkassen müssen die Kassenbücher händisch erstellt werden. Ein Knackpunkt von nicht automatisch erstellten Kassenbüchern ist dabei ihre Veränderbarkeit. Diese kann dazu beitragen, dass sie fehlerhaft gebucht oder womöglich unterschlagen werden. Daher entsprechen sie nicht den ordnungsgemäßen Vorgaben zur Buchführung. Auch die digitale Umsetzung von Kassenbüchern in Form von Excel-Tabellen ist nicht erlaubt, weil sie veränderbar sind. Bzw. dürfen sie nicht ausschließlich elektronisch oder digital aufbewahrt werden.
Laut den GoBD, der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, müssen elektronische Registrierkassen über ein TSE-Modul verfügen. Für Kleinstbetragsrechnungen von bis zu 250 € reicht ein Kassenbon statt einer Quittung als Beleg aus. Die Belegausgabepflicht beschränkt sich auf elektronische Registrierkassen oder digitale Kassensysteme. In Situationen, wo keine stationäre Kasse zum Einsatz kommen kann, ist das Fehlen von Belegen ein Problem. Für Marktstände sind daher offline-fähige digitale Kassensysteme sinnvoll.
An sich kann sich jedes Unternehmen für eine offene Ladenkasse entscheiden, wenn es den betrieblichen Anforderungen gerecht wird. Allerdings sind Unternehmen ab bestimmten Umsätzen zur doppelten Buchführung und damit auch zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet. Die Umsetzung der ordnungsgemäßen Buchführung wird über ein automatisches Kassenbuch erleichtert. Daher ist es auch sinnvoll, über eine Kasse zu verfügen, die Bons drucken kann. Zudem gilt voraussichtlich ab 2027 die Pflicht für Registrierkassen ab einem Jahresumsatz von 100.000 €. Dann wird auch die Bargeldobergrenze von 10.000 € gelten.
Eine Quittung ist keine Rechnung und ein Kassenbon ist keine Quittung. Denn der Kassenbeleg belegt zwar die Zahlung, ist aber unvollständig in Bezug auf die Pflichtangaben, die auf einer Quittung stehen müssen. Es gibt zwar eine Bonpflicht für elektronische Kassen, allerdings enthalten die Bons keine vollständigen Angaben zur:m Kund:in und über die Artikel. Wichtiger für Kassen ist vielmehr das TSE-Modul, das für jede Transaktion eine Nummer generiert, die auf den Bon gedruckt wird.
Quittungen belegen den tatsächlichen Geldfluss. Die Pflichtangaben lauten:
Rechnungen hingegen sind zwar vollständig in Bezug auf Artikel, Mengen, Betrag, Steuern und die Daten von Sender:in und Empfänger:in. Aber meistens steht der Betrag noch zur Zahlung aus. Es sei denn, sie enthalten einen entsprechenden Vermerk, dass das Geld bereits bezahlt oder überwiesen wurde.
Aufbewahrt werden sie digital oder als physische Kopie. Um den Bezug zwischen den Dokumenten herzustellen, kann die Quittung auch an die Rechnung geheftet werden.
Der Kassenbericht führt täglich sämtliche Barein- und ausnahmen auf.
Unternehmen, die zur Bilanz und der doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen auch ein Kassenbuch führen. Also auch Unternehmen, die einen kaufmännischen Betrieb darstellen oder im Handelsregister eingetragen sind. Freiwillig ist es für Freiberufler:innen oder Kleinunternehmer bzw. bei Jahresumsätzen unter 600.000 Euro und Jahresgewinnen unter 60.000 Euro. Diese können sich dann auch für ein handschriftliches Kassenbuch entscheiden. Ein solches reicht aus, wenn es auf freiwilliger Basis geführt wird, oder bei einer offenen Ladenkasse. Allerdings muss das Zustandekommen der Beträge nachgewiesen werden. Dies ist möglich über Belege, Quittungen oder Bons zum Beispiel, die chronologisch, geordnet und vollständig erstellt und aufbewahrt werden. Zudem muss es jederzeit möglich sein, den Ist-Zustand der Kasse mit dem Soll-Zustand abzugleichen - Kassensturzfähigkeit ist hier das Stichwort. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass ein Kassenbuch nicht ausreicht und auch Belege und Quittungen notwendig sind.
Digitale Buchungen und Überweisungen werden hingegen über die Bank und den Einzug von Lastschriftmandaten und den Import von CAMT-Dateien transparent dokumentiert. Daher ist diese Zahlungsmethode für Unternehmen und Banken - und auch für die Kund:innen - am sichersten und am einfachsten. Der Beleg ist dabei das Rechnungsdokument.
Es gilt: der Lieferschein ersetzt keine Rechnungen und die Rechnung ist keine Quittung oder Zahlungsbeleg.
Für die Direktvermarktung gilt:
Bargeldzahlungen sind grundsätzlich erlaubt, müssen aber mit Kassenbelegen belegt werden oder mithilfe von Quittungen, wenn der Betrag höher als 250 € ist. Die Belegausgabepflicht gilt für elektronische Kassen. Offene Ladenkassen sind bis gewisse Umsatzgrenzen erlaubt, erschweren aber die ordnungsgemäße Erfassung und Dokumentierung von Einzahlungen. Die Dokumentierungspflichten werden erleichtert durch digitale Zahlungsmethoden.
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