Blog
Hofladen digital - was bei Kassen und Zahlungen erlaubt ist
Katharina Rösner
Für Kassen und Bargeld und andere Zahlungsarten gibt es immer mal wieder gesetzliche Änderungen. Von der Pflicht zur Kartenzahlung und Registrierkassen können in Zukunft auch kleine Betriebe wie Hofläden betroffen sein. Wir erzählen dir, was sich ändert und wie die Digitalisierung des Geschäfts im Hofladen dabei hilft.
Ist der Hofladen räumlich und personell an die Landwirtschaft gebunden, muss kein Gewerbe dafür angemeldet werden, wie wir in unserem Blog bereits beschrieben haben. Das gilt auch für den Verkauf von selbst hergestellten Produkten, wenn sie der ersten Verarbeitungsstufe angehören, also zum Beispiel Mehl, Milch, Quark, Butter, Trockenobst und geräucherter Fisch.
Selbstgebackenes Brot, Marmelade oder Konfitüre gehören dagegen zur zweiten Verarbeitungsstufe und können ohne Weiteres nicht verkauft werden beziehungsweise ist dann die Gewerbeanmeldung erforderlich.
Zugekaufte Ware darf die Unerheblichkeit nicht überschreiten. Ihr Wert darf 10% des Umsatzes nicht übersteigen. Verpackte Produkte müssen außerdem entsprechend der Lebensmittelinformationsverordnung gekennzeichnet werden, sind aber im Rahmen der Primärproduktion erlaubt.
Neben deinem Hofladen vor Ort kannst du außerdem einen Onlineshop einrichten. Ein Onlineshop verpflichtet nicht automatisch zum Gewerbe; überschreiten die Versandwege allerdings Entfernungen von 100 km, liegt das auch nicht mehr im Definitionsrahmen von Regionalität. Dies ist relevant, weil der Verkauf dann nicht mehr unmittelbar an die Landwirtschaft geknüpft ist. Außerdem darf maximal ein Drittel der Erzeugnisse vermarktet werden, weil nur kleine Mengen erlaubt sind. So müssen auch Lieferdienste ohne eine eigene Landwirtschaft ein Gewerbe anmelden, da die Lieferungen das Hauptgeschäft bilden.
Die Vorteile eines Onlineshops:
Selbstbedienung ist auch ein gängiges Prinzip für Hofläden. Die Gefahr von nicht gesicherten SB-Kassen, Ständen oder Verkaufshütten ist ihre Anfälligkeit für Diebstahl. Die Lösung: ein elektronisches Ladenschloss, das über eine App und QR-Code geöffnet wird, in der sich die Kund:innen vorher registrieren. Produkte werden auch mithilfe von QR-Codes in den Warenkorb gelegt und dann digital bezahlt. So werden quasi Onlineshop und physischer Laden kombiniert für den optimierten SB-Kauf.
Dank des digitalen Systems haben auch die Direktvermarktenden den Lagerbestand im Blick und sehen auf einen Blick, welche Regale aufgefüllt werden müssen. Der klare Vorteil liegt auch bei der einfachen Buchführung: Wie bei Warenwirtschafts- oder ERP-Systemen fällt das aufwändige, manuelle Zählen weg, weil nun alles mit wenigen Klicks automatisch abläuft. Außerdem können die Kund:innen so bereits vorher nachsehen, welche Produkte überhaupt verfügbar sind, was allen die Einkaufsplanung deutlich erleichtert. Dass das Konzept funktioniert, kannst du bei HofDirekt nachlesen.
Außerdem muss vor Ort niemand zu geregelten Öffnungszeiten arbeiten und die Kund:innen können jederzeit einkaufen.
Offene Ladenkassen, die ganz ohne technische Vorrichtungen funktionieren, sind weiterhin erlaubt. Allerdings gelten die Vorschriften bezüglich der nachvollziehbaren Buchführung auch für diese und werden extra streng kontrolliert. Seit 2018 darf das Finanzamt unangekündigte Kontrollen durchführen. Wie bei Registrierkassen oder digitalen Kassensystemen auch, müssen Ein- und Auszahlungen gebucht und aufgezeichnet werden. Da das bei offenen Ladenkassen nicht automatisch geht, wird es aufwändig manuell eingetragen. Es gibt zwar keine Belegpflicht, jedoch muss den Kund:innen auf Wunsch ein Beleg ausgestellt werden.
Elektronische Registrierkassen benötigen bekanntermaßen ein TSE-Modul. Zudem ist aber ab dem 1. Januar 2027 auch die Einführung einer Pflicht für Registrierkassen geplant. Diese Registrierkassenpflicht würde aber nur für Unternehmen mit einem Umsatz von über 100 000 € gelten. Die Planung ist noch nicht abgeschlossen und lässt einige Fragen offen wie zum Beispiel, für wen die Plicht letztendlich gelten wird. Denn der Deutsche Steuerberaterbund weist auf Branchen hin, die durch Standorte wie Marktstände Schwierigkeiten haben werden, Registrierkassen zu nutzen. Auch kleine und mittelständische Betriebe sollten damit nicht überfordert werden und Übergangsfristen sollten möglich sein.
Bargeldzahlungen sind weiterhin möglich. Ab dem 1. Januar 2027 soll den Kund:innen allerdings wenigstens eine digitale Zahlungsmöglichkeit bereitgestellt werden. Dies wird von Jüngeren bis 29 Jahre befürwortet, Ältere sehen das kritischer, wie es bei Chip steht. Steuerbehörden befürworten dies weniger wegen der Verbraucherfreundlichkeit, sondern vielmehr wegen der Transparenz und Aufzeichnungsmöglichkeit von Bezahlvorgängen. Die Steuerbehörden sind sich nämlich einig, dass die Steuereinnahmen deutlich höher wären, wenn alle Kund:innen mit Karte zahlen würden.
Gerade Betriebe der Gastronomie sind immer noch bargeldintensiv. Diese dürften auch die Pflicht, Kartenzahlung anzubieten, eher ablehnen, da auch der Hotel- und Gastronomieverband diese Neuerung kritisch sieht.
Betriebe mit offenen Ladenkassen müssen genauso sauber arbeiten wie solche mit digitalen Lösungen. Auch wenn elektronische oder digitale Kassen teuer erscheinen, ist der Aufwand am Ende geringer, weil alle Buchungen automatisch GoBD-konform durchgeführt und dokumentiert werden. Kasse Machen wird dadurch deutlich einfacher und sicherer.
Außerdem bieten digitale Kassensysteme auch die Möglichkeit der Anbindung eines Wägesystems. So können Preise nach Gewicht berechnet werden. Außerdem beheben solche Systeme durch ihre Offlinefähigkeit auch das Problem, wenn Standorte nicht über Internet verfügen. Sobald das System wieder online ist, werden die Daten synchronisiert, was die Bürozeit deutlich reduziert.
Auch wenn es für Verkaufs- und Marktstände keine Verpflichtung zur Registrierkasse gibt, kann die Arbeit hier deutlich erleichtert werden, wenn man auf digitale Kassensysteme umsteigt. Zentrale Stichwörter sind hier die Offlinefähigkeit und Datensynchronisierung. Bei FrachtPilot sind die Anbindung eines digitalen Kassensystemen sowie eines Onlineshops über Schnittstellen möglich.
Die Obergrenze würde bedeuten, dass Beträge ab 10 000 € nicht in bar bezahlt werden dürfen. Zudem müssen sich die zahlenden Personen ab 3000 € bereits ausweisen. Das Ausweisen dient der Rückverfolgbarkeit der Transaktion, was bei der Barzahlung an sich nicht möglich ist.
Bislang gibt es im Gegensatz zum europäischen Ausland keine Bargeldobergrenze in Deutschland. 2024 haben sich EU-Parlament und –Rat auf eine Einführung einer Grenze geeinigt. Die Regelung wird nach drei Jahren in Kraft treten, also 2027.
In Ländern wie Spanien müssen Beträge ab 2500€, in Frankreich ab 1000€ bereits mit Karte bezahlt werden. In Deutschland gilt bisher dagegen die Pflicht, sich bei Zahlungen über 10 000 € auszuweisen; die Daten muss der Empfänger speichern.
Übrigens:
Digitale Lösungen vereinfachen auch kleine Betriebe wie einen Hofladen oder Verkaufshütten. Bargeld und offene Ladenkassen sind weiterhin erlaubt. Auch von den Bargeldobergrenzen und der geplanten Pflicht für Registrierkassen werden Hofläden wahrscheinlich nicht betroffen sein. Trotzdem erleichtern digitale Kassensysteme den Arbeitsalltag erheblich. Diese können auch über Schnittstellen an FrachtPilot angebunden werden. FrachtPilot ist DIE Branchensoftware für die regionale Direktvermarktung von Lebensmitteln. Wenn du noch auf der Suche nach einem passenden ERP-System bist, teste FrachtPilot kostenlos oder lerne uns in einem kostenlosen Webinar kennen. Wir freuen uns auf dich!
